Dịch vụ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tiền Giang

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập với mục đích đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tại Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện được quy định rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đặc biệt tại tỉnh Tiền Giang, với vị trí chiến lược tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long và khả năng kết nối thuận tiện với TP.HCM, nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc mở rộng hoạt động thông qua việc thành lập văn phòng đại diện tại đây. Cùng theo dõi bài viết dưới đây Luật Tuệ Minh để hiểu rõ hơn về quy trình thành lập VPĐD.

Vai trò của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không phải là một pháp nhân độc lập mà hoạt động như một "cánh tay nối dài" của công ty mẹ, thực hiện các nhiệm vụ như:

• Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc
• Tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật cho phép
• Nghiên cứu thị trường
• Tìm kiếm cơ hội hợp tác, đầu tư
• Thúc đẩy quan hệ với đối tác địa phương

Điểm quan trọng cần lưu ý là văn phòng đại diện không được phép trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời và không được hưởng doanh thu từ hoạt động của mình.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang

Để thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

Điều kiện đối với công ty mẹ

• Doanh nghiệp đã được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam (đối với doanh nghiệp trong nước) hoặc theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi doanh nghiệp được thành lập (đối với doanh nghiệp nước ngoài)
• Doanh nghiệp đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương
• Doanh nghiệp không đang trong quá trình giải thể hoặc phá sản

Điều kiện về địa điểm

• Có địa điểm đặt văn phòng đại diện phù hợp tại Tiền Giang
• Địa điểm phải đáp ứng các yêu cầu về trật tự đô thị, an toàn phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường
• Có hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm hợp pháp

Điều kiện về nhân sự

• Trưởng văn phòng đại diện phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
• Trưởng văn phòng đại diện không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp
• Trưởng văn phòng đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài được cấp giấy phép lao động phù hợp (nếu là người nước ngoài)

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tiền Giang

Để thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định. Dưới đây là danh sách chi tiết các giấy tờ cần thiết:

Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

• Sử dụng mẫu thông báo theo quy định tại Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
• Thông báo phải được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên
• Nội dung thông báo bao gồm các thông tin về doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện, địa chỉ văn phòng đại diện, lĩnh vực hoạt động, người đứng đầu văn phòng đại diện

Quyết định thành lập văn phòng đại diện

• Quyết định phải do người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ ký
• Quyết định cần nêu rõ mục đích thành lập, phạm vi hoạt động, thời hạn hoạt động (nếu có) của văn phòng đại diện
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện

Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ

• Đối với doanh nghiệp trong nước: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Đối với doanh nghiệp nước ngoài: Bản sao giấy tờ chứng nhận đăng ký thành lập theo quy định của nước sở tại, kèm theo bản dịch công chứng sang tiếng Việt

Bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm

• Hợp đồng thuê văn phòng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng địa điểm
• Địa điểm phải rõ ràng, cụ thể với đầy đủ thông tin về số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố
• Hợp đồng thuê cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định

Giấy tờ liên quan đến người đứng đầu văn phòng đại diện

• Bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu)
• Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền
• Giấy phép lao động (đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam)

Các giấy tờ khác theo quy định của ngành nghề đặc thù (nếu có)

Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan quản lý chuyên ngành.

Lưu ý quan trọng: Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt. Nếu doanh nghiệp đã có tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, có thể nộp hồ sơ trực tuyến để rút ngắn thời gian xử lý.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thu thập và hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu như đã liệt kê trong phần hồ sơ ở trên
• Kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ
• Dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài (nếu có)

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Tiền Giang
• Địa chỉ: Số 38, Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường 1, TP Mỹ Tho, Tiền Giang
• Có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn)

Bước 3: Nộp lệ phí đăng ký

• Nộp lệ phí đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo quy định
• Lệ phí có thể thanh toán trực tiếp tại cơ quan đăng ký hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn

Bước 4: Xử lý hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận

• Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
• Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
• Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Bước 5: Công bố nội dung đăng ký

• Sau khi nhận được Giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải công bố nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định

Bước 6: Các thủ tục sau đăng ký

• Khắc con dấu cho văn phòng đại diện
• Mở tài khoản ngân hàng dành cho văn phòng đại diện (nếu cần)
• Thực hiện các thủ tục về thuế, bảo hiểm xã hội cho người lao động
• Làm thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện (nếu có)

Lưu ý về thời gian: Tổng thời gian hoàn thành các thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang thường mất khoảng 5-7 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung, chỉnh sửa hoặc trong trường hợp có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan quản lý.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang, doanh nghiệp cần chuẩn bị kinh phí cho các khoản chi phí sau:

Chi phí hành chính theo quy định

Chi phí không bắt buộc

Chi phí sử dụng dịch vụ thành lập trọn gói

Nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói của các đơn vị tư vấn như Luật Tuệ Minh, chi phí thường dao động từ 3.000.000 đến 6.000.000 VNĐ, bao gồm:

• Soạn thảo hồ sơ
• Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình
• Nhận kết quả
• Công bố thông tin đăng ký
• Tư vấn các thủ tục sau đăng ký

Lưu ý: Các mức phí trên có thể thay đổi theo thời gian và quy định mới. Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị tư vấn để có thông tin chính xác và cập nhật nhất.

Các nghĩa vụ sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại Tiền Giang

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Tiền Giang, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ sau:

Nghĩa vụ về thuế

• Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện tại Cục Thuế tỉnh Tiền Giang
• Thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động
• Nộp báo cáo tài chính hàng năm theo quy định
• Lưu ý: Mặc dù văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh sinh lời, nhưng vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan đến hoạt động của mình

Nghĩa vụ về lao động và bảo hiểm

• Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cho cơ quan quản lý lao động
• Làm thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (nếu có)
• Tuân thủ các quy định về tiền lương, thời giờ làm việc, an toàn lao động

Nghĩa vụ báo cáo

• Báo cáo tình hình hoạt động hàng năm cho Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Tiền Giang
• Thời hạn báo cáo: trước ngày 31 tháng 01 hàng năm
• Nội dung báo cáo phải phản ánh đầy đủ tình hình hoạt động của văn phòng đại diện trong năm

Nghĩa vụ thông báo thay đổi

• Thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh khi có những thay đổi về:
• Địa chỉ văn phòng đại diện
• Người đứng đầu văn phòng đại diện
• Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
• Ngành, nghề hoạt động
• Thời hạn thông báo: trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi

Các nghĩa vụ khác

• Treo biển hiệu tại trụ sở văn phòng đại diện theo quy định
• Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường
• Chỉ thực hiện đúng phạm vi hoạt động được phép của văn phòng đại diện
• Sử dụng con dấu theo đúng quy định

Hậu quả pháp lý khi không thực hiện đúng nghĩa vụ:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 VNĐ
• Có thể bị đình chỉ hoạt động tạm thời hoặc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng
• Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể bị xử lý trách nhiệm cá nhân

So sánh văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

Khi mở rộng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp:

Phân tích sâu về sự khác biệt

1. Về mặt pháp lý:
   
   

• Văn phòng đại diện: Hoạt động theo Quyết định thành lập và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
• Chi nhánh: Hoạt động theo Quyết định thành lập và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

• Văn phòng đại diện: Chỉ được thực hiện các hoạt động phi thương mại như khảo sát thị trường, xúc tiến các cơ hội thương mại và đầu tư
• Chi nhánh: Được phép thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh theo đăng ký và giấy phép kinh doanh của công ty mẹ

• Văn phòng đại diện: Công ty mẹ chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của văn phòng đại diện
• Chi nhánh: Công ty mẹ chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh

• Văn phòng đại diện: Đứng đầu là Trưởng văn phòng đại diện
• Chi nhánh: Đứng đầu là Giám đốc chi nhánh

Lời kết

Hãy để Luật Tuệ Minh trở thành người đồng hành đáng tin cậy của doanh nghiệp trên con đường chinh phục thị trường Tiền Giang nói riêng và khu vực Đồng bằng sông Cửu Long nói chung - nơi có tiềm năng phát triển mạnh mẽ và cơ hội kinh doanh dồi dào trong tương lai. Nhanh chóng liên hệ qua hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com để được tư vấn tận tình.