Thủ tục xuất hóa đơn đỏ là gì? Và những điều bạn cần lưu ý

Hóa đơn đỏ là hóa đơn khá quen thuộc trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng. Đặc biệt với những người khởi nghiệp phải hiểu rõ khái niệm này và các quy định liên quan. Vậy hóa đơn đỏ là gì? Thủ tục xuất hoá đơn đỏ như thế nào? Hãy cùng Luật Tuệ Minh tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là cách hiểu thông thường của người sử dụng hóa đơn nên không được pháp luật quy định. Hóa đơn đỏ có thể hiểu là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn VAT dùng trong mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn đỏ là loại chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành hoặc được doanh nghiệp tự động xử lý trong trường hợp mẫu đã đăng ký với Cơ quan Thuế.

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Khi kinh doanh mua bán hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn đỏ. Cơ chế hóa đơn là trách nhiệm của người bán hàng hóa, dịch vụ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/ND-CP quy định hóa đơn VAT là hóa đơn dành cho tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong nước
• Hoạt động bốc xếp quốc tế
• Hàng xuất khẩu vào khu phi thuế quan và thị trường được coi là hàng xuất khẩu
• Xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Theo đó, hóa đơn đỏ là căn cứ để người mua, người bán hàng hóa, dịch vụ:

• Căn cứ để người mua hàng hóa, dịch vụ xác định số thuế phải nộp khi kê khai thuế GTGT.
• Căn cứ để người bán hàng hóa, dịch vụ xác định số thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước.
• Căn cứ quản lý thuế cơ bản đối với người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ.
• Căn cứ hoàn thuế GTGT.

Thủ tục để tiến hành xuất hóa đơn đỏ

Để tiến hành thủ tục thiết lập hóa đơn giấy, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp phải gửi văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn nội bộ (theo Mẫu số 3.14 Phụ lục 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC) tới cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ đặt in

Sau khi nhận được hồ sơ, bạn có thể cơ quan thuế đến kiểm tra trụ sở công ty. Doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thủ tục như:

• Treo bảng hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở chính.
• Có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở chính (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên giám đốc công ty, hợp đồng thuê nhà…).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, có đóng dấu. Các cơ sở quản lý thuế tùy chọn có thể yêu cầu đăng ký bổ sung mẫu đơn công ty trên cổng thông tin quốc gia.
• Trang thiết bị, bảng biểu và sổ sách, giấy tờ liên quan để chứng minh năng lực hoạt động của mình.

Nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện, chi cục thuế địa phương sẽ cấp biên bản kiểm tra trụ sở, cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn.

Bước 3: Yêu cầu đặt kết quả phản hồi thông báo vào hóa đơn

Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của tổ chức kinh doanh, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải thông báo việc sử dụng hóa đơn lắp đặt.

Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan thuế trực tiếp không có ý kiến ​​bằng văn bản thì doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn in sẵn. Người đứng đầu cơ quan thuế phải cam kết chịu trách nhiệm về công việc và không có ý kiến ​​bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

Bước 4: Thiết lập hóa đơn theo mẫu của doanh nghiệp

Sau đó, doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà để thiết kế mẫu hóa đơn, hóa đơn doanh nghiệp.

Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn

Đây là thủ tục rất quan trọng để doanh nghiệp sử dụng hợp lý đơn vị của mình. Thủ tục tiếp tục thông báo phát hành hóa đơn phải được hoàn thành trước khi doanh nghiệp được phép sử dụng.

Một vài lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Thông thường hóa đơn màu đỏ được lập thành 3 link tương ứng với 3 màu: trắng, đỏ và xanh. Khi phát hành hóa đơn đỏ cần lưu ý những vấn đề sau:

• Người bán phải đính kèm 3 bản hóa đơn viết cùng lúc để đảm bảo nội dung thống nhất giữa các liên kết. Việc chia tách các liên kết riêng lẻ là không được phép.
• Thông tin người mua trên hóa đơn đỏ phải được ghi đầy đủ, chính xác.
• Thông tin trên hóa đơn đỏ không thể tẩy xóa, chỉnh sửa mà chỉ được thể hiện bằng mực 1 màu.
• Nội dung phải liên tục, không ngắt quãng, đặc biệt không được chồng chữ và có những phần trống bị gạch bỏ.
• Số lượng hoá đơn đỏ phải được phát sinh liên tục từ nhỏ đến lớn.
• Ngày, tháng, năm của hóa đơn sẽ được ghi tại thời điểm phát hành giao dịch hoặc khi hoàn tất giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua.
• Hình thức thanh toán được chấp nhận trên hóa đơn đỏ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Những hành vi nào bị nghiêm cấm khi sử dụng hóa đơn đỏ

Căn cứ Tài khoản 2 Điều 5 Nghị định 123/2020/ND-CP cấm tổ chức, cá nhân mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ thì tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc sử dụng hàng hóa, dịch vụ. lệnh đỏ như sau:

• Có hành vi gian lận như sử dụng hóa đơn trái pháp luật, sử dụng trái phép hóa đơn
• Được trả lại công chức thuế để thực hiện công vụ, ngăn chặn những hành vi cản trở gây tổn hại đến sức khoẻ hoặc làm hư hỏng sản phẩm của công chức thuế khi thanh tra, kiểm tra hoá đơn, chứng từ
• Truy cập trái phép, giả mạo hoặc hủy hoại hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ;
• Trình bày hiện trường hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hoá đơn, chứng cứ nhằm thu lợi bất chính.

Lời kết

Đây là thủ tục rất quan trọng để doanh nghiệp xuất hóa đơn đỏ hợp lý. Qua bài viết này của Luật Tuệ Minh sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục xuất hoá đơn đỏ. Nếu trong quá trình kinh doanh gặp phải bất kỳ thắc mắc nào đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com.