Dịch vụ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty tại Cà Mau

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty là một thủ tục hành chính quan trọng mà nhiều doanh nghiệp tại Cà Mau cần thực hiện. Đây là bước chuyển giao trọng yếu, đòi hỏi tuân thủ đúng quy trình pháp lý để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của doanh nghiệp và tránh những rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Cùng Luật Tuệ Minh tìm hiểu chi tiết hơn quá trình thay đổi người đại diện trong bài viết dưới đây.

Người đại diện theo pháp luật là ai?

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Vai trò và trách nhiệm của người đại diện pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của công ty có những vai trò và trách nhiệm quan trọng sau:

• Đại diện cho công ty trong các giao dịch dân sự, hoạt động kinh doanh
• Ký kết các hợp đồng, thỏa thuận nhân danh công ty
• Đại diện cho công ty trước các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
• Chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho công ty do vi phạm nghĩa vụ của mình
• Đại diện cho công ty trong các vụ kiện, tranh chấp tại tòa án hoặc trọng tài
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty

Số lượng người đại diện theo pháp luật trong một công ty

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, Điều lệ công ty phải quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng người. Nếu Điều lệ không quy định cụ thể, mỗi người đại diện theo pháp luật đều là đại diện đủ thẩm quyền của công ty trước bên thứ ba.

Các trường hợp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty tại Cà Mau

Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp, có nhiều tình huống khác nhau dẫn đến việc cần thay đổi người đại diện theo pháp luật. Dưới đây là những trường hợp phổ biến:

Thay đổi theo nhu cầu quản trị nội bộ

• Tái cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
• Chiến lược phát triển mới đòi hỏi người đứng đầu có chuyên môn phù hợp
• Thay đổi cổ đông/thành viên góp vốn chủ chốt dẫn đến thay đổi nhân sự quản lý cấp cao

Thay đổi bắt buộc do các tình huống khách quan

• Người đại diện theo pháp luật hiện tại tử vong
• Mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự
• Bị tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc hành nghề
• Bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam
• Xuất cảnh khỏi Việt Nam mà không thể thực hiện quyền, nghĩa vụ của người đại diện

Thay đổi theo ý chí của người đại diện

• Người đại diện theo pháp luật hiện tại xin từ chức
• Nghỉ hưu theo chế độ
• Chuyển công tác hoặc không thể tiếp tục đảm nhận vị trí

Thay đổi theo quy định của pháp luật

• Người đại diện theo pháp luật không đáp ứng điều kiện theo quy định mới của pháp luật
• Ngành nghề kinh doanh của công ty thay đổi, yêu cầu người đại diện phải có chứng chỉ, bằng cấp hoặc điều kiện cụ thể

Với mỗi trường hợp khác nhau, thủ tục và hồ sơ thay đổi có thể có những điểm khác biệt. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp của mình để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác.

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty tại Cà Mau

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 09/ĐKDN theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)
• Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên); Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên); Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần)
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới (CMND/CCCD/Hộ chiếu)
• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (nếu có)
• Điều lệ công ty sửa đổi, bổ sung (trong trường hợp công ty sửa đổi điều lệ)

Ngoài ra, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà có thể cần bổ sung thêm các giấy tờ khác như:

• Giấy xác nhận tử vong (trong trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đã mất)
• Quyết định của tòa án về việc mất năng lực hành vi dân sự
• Các giấy tờ chứng minh lý do thay đổi người đại diện theo pháp luật khác

Bước 2: Tổ chức họp và ra quyết định thay đổi

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, việc tổ chức họp và ra quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện như sau:

Đối với công ty TNHH một thành viên:

• Chủ sở hữu công ty ra quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên:

• Tổ chức cuộc họp Hội đồng thành viên
• Lập biên bản họp và ra quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Quyết định phải được số thành viên đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên tham dự họp chấp thuận (trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ khác cao hơn)

Đối với công ty cổ phần:

• Tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc họp Hội đồng quản trị (tùy theo quy định trong Điều lệ)
• Lập biên bản họp và ra quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Trường hợp họp Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết phải được số cổ đông đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành (trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ khác cao hơn)

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cà Mau

Sau khi hoàn tất các giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cà Mau theo một trong các cách sau:

• Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Cà Mau (địa chỉ: Số 03, Đường Trần Hưng Đạo, Phường 5, TP. Cà Mau, tỉnh Cà Mau)
• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công tỉnh Cà Mau (https://dichvucong.camau.gov.vn)

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ. Thời hạn giải quyết hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Nhận kết quả và thực hiện các thủ tục liên quan

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đã cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới), doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

• Công bố thông tin: Đăng tải việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày
• Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin con dấu (nếu cần) tại cơ quan công an có thẩm quyền
• Thay đổi chữ ký người đại diện tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản
• Thông báo cho các đối tác, khách hàng về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
• Thực hiện các thủ tục thay đổi tại cơ quan thuế (nếu người đại diện theo pháp luật đồng thời là người đại diện pháp luật với cơ quan thuế)
• Cập nhật thông tin trên các giấy phép, giấy chứng nhận khác của doanh nghiệp (nếu cần)

Các giấy tờ, biểu mẫu thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty tại Cà Mau

Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 09/ĐKDN)

Đây là biểu mẫu chính khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật. Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Khi điền mẫu này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp (tên, mã số, địa chỉ...)
• Tích chọn mục "Thay đổi người đại diện theo pháp luật"
• Điền thông tin chi tiết về người đại diện theo pháp luật cũ và mới
• Người đại diện theo pháp luật cũ ký xác nhận (trừ trường hợp người đó đã mất, mất năng lực hành vi dân sự...)
• Người đại diện theo pháp luật mới ký xác nhận

Biên bản họp và Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, biên bản họp và quyết định sẽ có những đặc thù riêng:

Đối với công ty TNHH một thành viên:

• Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên:

• Biên bản họp Hội đồng thành viên
• Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

Đối với công ty cổ phần:

• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Biên bản họp Hội đồng quản trị (tùy theo quy định trong Điều lệ)
• Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông hoặc Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật

Điều lệ công ty sửa đổi, bổ sung

Trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật kèm theo việc sửa đổi điều lệ công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản Điều lệ sửa đổi, bổ sung với những nội dung đã được cập nhật về người đại diện theo pháp luật mới.

Điều lệ sửa đổi phải được ký bởi:

• Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên)
• Người đại diện theo pháp luật hoặc các thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên)
• Người đại diện theo pháp luật hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần)

Thời gian và chi phí thực hiện

Thời gian thực hiện

• Thời gian chuẩn bị hồ sơ: 1-3 ngày (tùy thuộc vào việc tổ chức họp và hoàn thiện các giấy tờ)
• Thời gian xử lý hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cà Mau: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
• Thời gian thực hiện các thủ tục sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới: 1-7 ngày (bao gồm thay đổi con dấu, thông báo với ngân hàng, cơ quan thuế...)

Tổng thời gian dự kiến: 5-13 ngày làm việc

Chi phí thực hiện

1. Phí, lệ phí chính thức:

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng

• Chi phí khắc dấu mới (nếu cần): 400.000 - 700.000 đồng
• Chi phí công chứng, sao y các giấy tờ: 20.000 - 50.000 đồng/bản
• Chi phí dịch vụ (nếu sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý): Từ 1.500.000 đồng đến 5.000.000 đồng (tùy thuộc vào gói dịch vụ và đơn vị cung cấp)

Những lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty tại Cà Mau

Đảm bảo tính liên tục trong quản lý và điều hành

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể gây gián đoạn trong hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên:

• Lên kế hoạch chuyển giao công việc cụ thể giữa người đại diện cũ và mới
• Xác định rõ thời điểm chuyển giao trách nhiệm
• Thông báo kịp thời cho nhân viên, đối tác và khách hàng về sự thay đổi này

Xử lý các vấn đề về chữ ký và con dấu

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần:

• Cập nhật mẫu chữ ký mới tại ngân hàng
• Thay đổi thông tin người đại diện trên con dấu (nếu con dấu có thông tin này)
• Rà soát các tài liệu, hợp đồng đang trong quá trình thực hiện để xác định những tài liệu cần có chữ ký của người đại diện mới3. Xử lý các vấn đề về trách nhiệm pháp lý

Khi có sự thay đổi người đại diện theo pháp luật, cần làm rõ:

• Phạm vi trách nhiệm của người đại diện cũ đối với các giao dịch, hợp đồng đã ký kết
• Phạm vi trách nhiệm của người đại diện mới đối với các giao dịch, nghĩa vụ của doanh nghiệp
• Lập biên bản bàn giao công việc, tài liệu giữa người đại diện cũ và mới

Tuân thủ quy định về công bố thông tin

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi, doanh nghiệp phải:

• Công bố thông tin về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày
• Cập nhật thông tin trên website của doanh nghiệp (nếu có)
• Thông báo cho các cơ quan quản lý nhà nước liên quan

Câu hỏi thường gặp khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty tại Cà Mau

Thời gian hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là bao lâu?

Thông thường, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Cà Mau mất khoảng 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình xử lý hồ sơ của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cà Mau.

Người đại diện theo pháp luật mới có phải đáp ứng điều kiện gì không?

Luật Doanh nghiệp không quy định cụ thể điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, người này phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, người đại diện theo pháp luật có thể cần đáp ứng thêm một số điều kiện khác như có chứng chỉ hành nghề, bằng cấp chuyên môn phù hợp.

Có bắt buộc phải thay đổi con dấu khi thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Không bắt buộc phải thay đổi con dấu khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, trừ khi con dấu có thông tin của người đại diện theo pháp luật. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.

Nếu người đại diện theo pháp luật cũ đã mất, thủ tục thay đổi có gì khác không?

Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đã mất, doanh nghiệp cần bổ sung giấy chứng tử hoặc giấy xác nhận tử vong vào hồ sơ thay đổi. Người đại diện theo pháp luật cũ sẽ không cần ký vào Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Có, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức (như công ty luật, công ty dịch vụ) thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, cần có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo hồ sơ thay đổi.

Lời kết

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là một quyết định quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy liên hệ Luật Tuệ Minh qua hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com để chúng tôi hỗ trợ bạn đảm nhiệm vai trò quan trọng này.