Dịch vụ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Bến Tre

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển kinh tế vùng, Bến Tre đang nổi lên như một điểm đến đầu tư hấp dẫn tại Đồng bằng sông Cửu Long. Tỉnh này sở hữu vị trí chiến lược cùng nhiều chính sách ưu đãi đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước thiết lập văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động kinh doanh. Luật Tuệ Minh với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình thành lập văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập với mục đích đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không phải là một pháp nhân độc lập và không được thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp sinh lợi nhuận. Đặc điểm của văn phòng đại diện:

• Phụ thuộc vào công ty mẹ: Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập, mọi hoạt động đều phải tuân theo sự chỉ đạo của công ty mẹ.
• Không được phép kinh doanh trực tiếp: Văn phòng đại diện không được phép ký kết hợp đồng thương mại, không được phát hành hóa đơn và không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi.
• Phạm vi hoạt động hạn chế: Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, kết nối giao thương và đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ.
• Không có vốn điều lệ: Văn phòng đại diện không có vốn điều lệ riêng, mọi chi phí hoạt động đều do công ty mẹ cấp.
• Thời hạn hoạt động: Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện không quá 05 năm nhưng có thể gia hạn nhiều lần.

Lợi ích của việc thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre

Lợi thế địa lý và kinh tế

Bến Tre là tỉnh nằm trong vùng kinh tế trọng điểm Đồng bằng sông Cửu Long, cách Thành phố Hồ Chí Minh khoảng 85km, có vị trí thuận lợi cho giao thương và phát triển kinh tế. Tỉnh được bao bọc bởi các con sông lớn như sông Tiền, sông Ba Lai, sông Hàm Luông và sông Cổ Chiên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy.

Thế mạnh về nông nghiệp

Bến Tre nổi tiếng với các sản phẩm nông nghiệp đặc trưng như dừa, trái cây nhiệt đới và thủy sản. Đây là địa phương có tiềm năng lớn cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chế biến nông sản, xuất khẩu trái cây và thủy sản.

Chính sách ưu đãi đầu tư

• Tỉnh Bến Tre có nhiều chính sách ưu đãi đầu tư hấp dẫn như miễn, giảm tiền thuê đất, hỗ trợ đào tạo lao động, ưu đãi về thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thủ tục hành chính được cải thiện thông qua mô hình "một cửa, một dấu" giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Cơ sở hạ tầng phát triển

• Hệ thống giao thông đường bộ được nâng cấp với các tuyến quốc lộ quan trọng như QL60, QL57 và đường cao tốc Trung Lương - Mỹ Thuận.
• Các khu công nghiệp, cụm công nghiệp được quy hoạch bài bản với hạ tầng kỹ thuật đồng bộ.

Nguồn nhân lực dồi dào

• Bến Tre có nguồn lao động trẻ, dồi dào với chi phí nhân công cạnh tranh so với các tỉnh thành lớn.
• Chất lượng đào tạo nghề ngày càng được nâng cao, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre

Điều kiện đối với công ty mẹ

• Là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp theo quy định pháp luật của nước hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
• Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Trường hợp là doanh nghiệp nước ngoài, giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều kiện về trụ sở văn phòng

• Có địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện tại Bến Tre (có thể là văn phòng thuê hoặc mua).
• Địa điểm phải phù hợp với quy hoạch của địa phương và được cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng làm trụ sở văn phòng đại diện.
• Có hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm hợp pháp.

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

• Phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Không thuộc diện đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù.
• Không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam.
• Có giấy ủy quyền hợp lệ từ công ty mẹ.

Điều kiện về ngành nghề

• Ngành nghề hoạt động của công ty mẹ không thuộc danh mục ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh tại Việt Nam.
• Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc thành lập văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định riêng của ngành đó.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre

Chuẩn bị hồ sơ

Để thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện: Theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ, được hợp pháp hóa lãnh sự (đối với doanh nghiệp nước ngoài).
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Do người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ ký.
• Bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân của người đứng đầu văn phòng đại diện:
• Đối với người Việt Nam: Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Đối với người nước ngoài: Bản sao hộ chiếu và thị thực nhập cảnh (nếu có)
• Bản sao hợp đồng thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện.
• Bản sao Giấy ủy quyền của công ty mẹ cho người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Tài liệu chứng minh vốn đầu tư (nếu có).

Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bến Tre.

Địa chỉ: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bến Tre - Số 05 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 3, Thành phố Bến Tre, tỉnh Bến Tre.

Phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bến Tre
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)
• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích

Thời gian xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được xử lý, doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
• Con dấu của văn phòng đại diện (nếu có yêu cầu khắc dấu)

Các thủ tục sau khi được cấp giấy chứng nhận

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:

• Khắc dấu: Đặt làm con dấu cho văn phòng đại diện tại cơ sở được phép khắc dấu.
• Mở tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản ngân hàng dưới tên văn phòng đại diện để phục vụ hoạt động.
• Đăng ký mã số thuế: Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện tại Cục Thuế tỉnh Bến Tre.
• Đăng ký lao động: Đăng ký sử dụng lao động và tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện.
• Thông báo hoạt động: Gửi thông báo về việc đi vào hoạt động cho Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bến Tre.

Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện tại Bến Tre

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện được phép thực hiện các hoạt động sau:

Hoạt động được phép

• Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc
• Tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại được phép
• Nghiên cứu thị trường
• Thúc đẩy các cơ hội đầu tư, kinh doanh của công ty mẹ
• Giám sát, đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng do công ty mẹ ký với đối tác tại Việt Nam
• Đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty mẹ

Hoạt động không được phép

• Trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi
• Ký kết hợp đồng thương mại
• Phát hành hóa đơn
• Thu phí, nhận thanh toán
• Đàm phán, ký kết hợp đồng thay mặt công ty mẹ (trừ trường hợp được ủy quyền cụ thể)
• Thực hiện chức năng chi nhánh hoặc đơn vị kinh doanh

Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre

Chi phí chính thức

Chi phí không chính thức

Chi phí dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Luật Tuệ Minh:

Lưu ý: Chi phí trên chưa bao gồm lệ phí nhà nước và các chi phí phát sinh khác (nếu có).

So sánh Văn phòng đại diện với các hình thức kinh doanh khác

Văn phòng đại diện vs Chi nhánh

Văn phòng đại diện vs Công ty con

Các lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre

Lựa chọn địa điểm đặt văn phòng

• Nên chọn địa điểm thuận tiện cho giao thông và liên lạc.
• Đảm bảo địa điểm phù hợp với quy hoạch của địa phương.
• Có đầy đủ giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng địa điểm.

Lựa chọn người đứng đầu văn phòng

• Người đứng đầu văn phòng đại diện cần có hiểu biết về pháp luật Việt Nam.
• Nếu là người nước ngoài, cần làm thủ tục cấp giấy phép lao động theo quy định.
• Nên chọn người có kỹ năng giao tiếp tốt và am hiểu thị trường địa phương.

Tuân thủ pháp luật và báo cáo định kỳ

• Tuân thủ nghiêm ngặt phạm vi hoạt động được cấp phép.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo định kỳ theo quy định.
• Thực hiện đúng các quy định về lao động, thuế và bảo hiểm xã hội.

Gia hạn giấy phép hoạt động

• Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện có thời hạn tối đa là 05 năm.
• Cần nộp hồ sơ gia hạn trước khi giấy phép hết hạn ít nhất 30 ngày.
• Thủ tục gia hạn tương tự như thủ tục đăng ký ban đầu nhưng đơn giản hơn.

Chấm dứt hoạt động

• Khi muốn chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, cần làm thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định.
• Hoàn thành các nghĩa vụ về thuế, lao động và các khoản nợ (nếu có) trước khi chấm dứt hoạt động.

Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre

Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh không?

Không. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp sinh lợi nhuận. Vai trò của văn phòng đại diện là xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường và đại diện theo ủy quyền cho công ty mẹ.

Thời gian cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện mất bao lâu?

Theo quy định, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong thực tế, thời gian có thể kéo dài từ 5-7 ngày làm việc tùy thuộc vào tình hình thực tế tại địa phương.

Chi phí để duy trì hoạt động của văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Chi phí duy trì hoạt động của văn phòng đại diện bao gồm:

• Chi phí thuê văn phòng: 3-10 triệu đồng/tháng (tùy vị trí)
• Chi phí lương nhân viên: tùy theo số lượng và trình độ
• Chi phí vận hành: điện, nước, internet, điện thoại... khoảng 2-5 triệu đồng/tháng
• Chi phí báo cáo thuế: khoảng 1-2 triệu đồng/tháng nếu thuê dịch vụ kế toán

Văn phòng đại diện có thể chuyển đổi thành chi nhánh hoặc công ty con không?

Văn phòng đại diện không thể trực tiếp chuyển đổi thành chi nhánh hoặc công ty con. Nếu muốn chuyển đổi, doanh nghiệp cần làm thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện và tiến hành thủ tục thành lập mới đối với chi nhánh hoặc công ty con.

Người nước ngoài có thể làm trưởng văn phòng đại diện không?

Có, người nước ngoài có thể làm trưởng văn phòng đại diện. Tuy nhiên, họ cần phải có giấy phép lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam và đáp ứng các điều kiện khác như: có năng lực hành vi dân sự đầy đủ

Lời kết

Để đảm bảo quá trình thành lập diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp tại Luật Tuệ Minh qua hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com. Với sự hỗ trợ từ chính quyền địa phương cùng các chính sách ưu đãi đầu tư, việc thành lập văn phòng đại diện tại Bến Tre sẽ là bước đi vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.