Dịch vụ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại An Giang

Trong quá trình phát triển kinh doanh, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng hoạt động sang các tỉnh thành khác ngoài trụ sở chính. Đặc biệt tại tỉnh An Giang - một tỉnh có vị trí chiến lược tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long với tiềm năng phát triển kinh tế lớn. Bài viết này Luật Tuệ Minh sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại An Giang năm 2025, giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, thủ tục và các yêu cầu pháp lý cần thiết theo quy định hiện hành.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập với mục đích đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Điểm quan trọng cần hiểu là:

• Văn phòng đại diện không phải là pháp nhân độc lập và không có quyền tự chủ về mặt pháp lý.
• Không được trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời.
• Không được phát hành hóa đơn, không được ký kết hợp đồng kinh tế trực tiếp (trừ các hợp đồng liên quan đến hoạt động của văn phòng).
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại được pháp luật cho phép.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các chức năng sau:

• Hoạt động xúc tiến thương mại: Quảng bá, giới thiệu về doanh nghiệp và sản phẩm.
• Nghiên cứu thị trường: Khảo sát, đánh giá tiềm năng và nhu cầu thị trường.
• Làm đầu mối liên lạc: Thiết lập kênh liên lạc giữa doanh nghiệp và đối tác tại địa phương.
• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng: Đảm bảo các thỏa thuận được ký kết bởi công ty mẹ được thực hiện đúng.
• Đại diện cho lợi ích công ty: Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp tại địa phương.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại An Giang

Để thành lập văn phòng đại diện tại An Giang, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện đối với doanh nghiệp trong nước

• Tình trạng hoạt động hợp pháp: Doanh nghiệp đã được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Thời gian hoạt động: Đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tình trạng tài chính: Không có nợ thuế quá hạn, không trong tình trạng bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế.
• Địa điểm kinh doanh: Có địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện tại An Giang phù hợp với quy hoạch.

Điều kiện đối với doanh nghiệp nước ngoài

• Tư cách pháp nhân: Được thành lập theo quy định pháp luật của nước nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Thời gian hoạt động còn lại: Có thời hạn hoạt động còn ít nhất là 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ.
• Giấy phép hoạt động: Cần có các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý được hợp pháp hóa lãnh sự.
• Người đại diện: Cần có người đứng đầu văn phòng đại diện được ủy quyền bằng văn bản.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại An Giang

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại An Giang được thực hiện qua các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định (chi tiết sẽ được trình bày ở phần sau).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Đối với doanh nghiệp trong nước: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh An Giang.
• Đối với doanh nghiệp nước ngoài: Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương tỉnh An Giang.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được xem xét và chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp:

• Doanh nghiệp trong nước: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Doanh nghiệp nước ngoài: Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Bước 4: Các thủ tục sau khi được cấp giấy phép

1. Khắc con dấu cho văn phòng đại diện
2. Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện
3. Thực hiện công bố thông tin về việc thành lập văn phòng đại diện
4. Mở tài khoản ngân hàng (nếu cần)
5. Thực hiện các thủ tục lao động nếu tuyển dụng nhân viên

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tại An Giang

Hồ sơ đối với doanh nghiệp trong nước

1. Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-11 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)
2. Quyết định thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
3. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác của doanh nghiệp
4. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt văn phòng đại diện:

• Hợp đồng thuê địa điểm, hoặc
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng địa điểm, hoặc
• Giấy tờ chứng minh doanh nghiệp có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt văn phòng đại diện

Hồ sơ đối với doanh nghiệp nước ngoài

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu)
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải được hợp pháp hóa lãnh sự)
3. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất
4. Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt văn phòng đại diện
5. Giấy ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng đại diện
6. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân của người đứng đầu văn phòng đại diện
7. Tài liệu chứng minh vốn đầu tư của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (đối với trường hợp văn phòng đại diện thực hiện chức năng liên quan đến hoạt động đầu tư)

Lưu ý quan trọng: Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại An Giang

Khi thành lập văn phòng đại diện tại An Giang, doanh nghiệp cần chuẩn bị các khoản chi phí sau:

Chi phí chính thức

Chi phí khác

Lưu ý: Các mức phí trên có thể thay đổi theo quy định của từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên tham khảo biểu phí mới nhất tại cơ quan có thẩm quyền hoặc liên hệ Luật Tuệ Minh để được tư vấn chi tiết.

Thời gian xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thời gian xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại An Giang được quy định cụ thể như sau:

Đối với doanh nghiệp trong nước

• Thời gian xử lý chuẩn: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Thời gian tối đa: 05 ngày làm việc trong trường hợp cần xác minh thêm thông tin.

Đối với doanh nghiệp nước ngoài

• Thời gian xử lý chuẩn: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Thời gian tối đa: 13 ngày làm việc trong trường hợp cần lấy ý kiến của các cơ quan liên quan.

Lưu ý thực tế: Mặc dù có quy định về thời gian xử lý, nhưng trên thực tế thời gian có thể kéo dài hơn do nhiều yếu tố như: khối lượng hồ sơ tại cơ quan xử lý, tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ nộp, thời gian bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ (nếu có yêu cầu).

Các vấn đề pháp lý sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại An Giang

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại An Giang, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề pháp lý quan trọng:

Nghĩa vụ báo cáo định kỳ

• Báo cáo tình hình hoạt động định kỳ 6 tháng và hàng năm cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
• Thời hạn nộp báo cáo: Trước ngày 30/7 (đối với báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 30/1 năm sau (đối với báo cáo năm).

Thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký

Trường hợp có thay đổi một trong các nội dung sau, văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi trong thời hạn 10 ngày làm việc:

• Tên và địa chỉ văn phòng đại diện
• Người đứng đầu văn phòng đại diện
• Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện
• Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện

Nghĩa vụ thuế và kế toán

• Đăng ký mã số thuế riêng cho văn phòng đại diện
• Thực hiện chế độ kế toán theo quy định
• Nộp các loại thuế liên quan như: thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân của nhân viên...

Nghĩa vụ lao động

• Đăng ký lao động: Thực hiện đăng ký lao động cho nhân viên văn phòng đại diện.
• Bảo hiểm xã hội: Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định.
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cho cơ quan quản lý lao động địa phương.

Chấm dứt hoạt động

Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Theo quyết định của doanh nghiệp
• Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động
• Bị thu hồi Giấy chứng nhận/Giấy phép do vi phạm pháp luật
• Hết thời hạn hoạt động mà không được gia hạn

So sánh văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

Khi mở rộng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường cân nhắc giữa việc thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp:

Ưu và nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

Ưu điểm

• Chi phí thấp: Chi phí thành lập và duy trì hoạt động thấp hơn so với chi nhánh hoặc công ty con.
• Thủ tục đơn giản: Quy trình đăng ký và thủ tục hành chính đơn giản hơn.
• Nghĩa vụ thuế hạn chế: Không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp vì không được phép sinh lời.
• Quản lý dễ dàng: Dễ quản lý hơn do phạm vi hoạt động hạn chế.
• Thiết lập sự hiện diện: Giúp doanh nghiệp có sự hiện diện tại thị trường mục tiêu với chi phí tối ưu.
• Tìm hiểu thị trường: Cơ hội nghiên cứu và đánh giá tiềm năng thị trường trước khi đầu tư lớn.

Nhược điểm

• Hạn chế về hoạt động: Không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp sinh lời.
• Không phát hành hóa đơn: Không thể trực tiếp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Phụ thuộc vào công ty mẹ: Mọi quyết định quan trọng đều phải thông qua công ty mẹ.
• Khó mở rộng: Nếu muốn mở rộng hoạt động kinh doanh, cần chuyển đổi thành chi nhánh hoặc thành lập công ty mới.
• Yêu cầu báo cáo: Vẫn phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý.

Câu hỏi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại An Giang

Văn phòng đại diện có được phép thực hiện hoạt động kinh doanh không?

Không. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp sinh lời. Chức năng của văn phòng đại diện chỉ giới hạn ở việc xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, và làm đầu mối liên lạc.

Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện là bao lâu?

• Đối với doanh nghiệp trong nước: Thời hạn hoạt động không bị giới hạn, có thể hoạt động vô thời hạn.
• Đối với doanh nghiệp nước ngoài: Thời hạn hoạt động không quá 5 năm và có thể được gia hạn nhiều lần, mỗi lần không quá 5 năm.

Có cần đăng ký mã số thuế riêng cho văn phòng đại diện không?

Có. Mặc dù văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động kinh doanh trực tiếp, nhưng vẫn cần đăng ký mã số thuế riêng để thực hiện các nghĩa vụ thuế như: thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân của nhân viên...

Có thể chuyển đổi văn phòng đại diện thành chi nhánh không?

Có, doanh nghiệp có thể chuyển đổi văn phòng đại diện thành chi nhánh. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện và làm thủ tục thành lập mới cho chi nhánh.

Văn phòng đại diện có cần đăng ký sử dụng hóa đơn không?

Không. Văn phòng đại diện không được phát hành hóa đơn. Các chi phí liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện sẽ được hạch toán qua công ty mẹ.

Lời kết

Luật Tuệ Minh với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình thành lập văn phòng đại diện tại An Giang. Hãy liên hệ với Luật Tuệ Minh qua hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại An Giang và nhận được sự hỗ trợ tận tâm, chuyên nghiệp từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.