Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty và những điều cần biết

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khác nhau, doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì phải làm thủ tục để tiếp tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Phòng Đăng ký kinh doanh. Vậy khi thực hiện thủ tục này doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì? Dưới đây, Luật Tuệ Minh sẽ cung cấp thông tin pháp lý về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Căn cứ pháp lý khi thay đổi địa chỉ công ty

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;

Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ công ty là nơi làm việc, liên hệ kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định theo số nhà, ngõ, ngõ, đường, đường hoặc thôn, ấp, xã,… Phường, Thị trấn, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và email điện tử (nếu có).

Khi doanh nghiệp đăng ký hoạt động thì thông tin về trụ sở chính của công ty là nội dung bắt buộc. Thông tin địa chỉ công ty được công bố trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hóa đơn VAT, chữ ký số. Nếu có sự thay đổi, địa chỉ ban đầu sẽ phát sinh nhiều vấn đề liên quan nên doanh nghiệp phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty khi chuyển đến địa điểm mới.

Trụ sở mới của công ty có thể thay đổi từ huyện, tỉnh này sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Quy trình thay đổi địa chỉ dao sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chốt thuế/quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố

Đối với trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ sang huyện/quận và/hoặc tỉnh/thành phố khác sẽ phải thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để làm thủ tục “khóa” thuế tại địa phương và xin công văn chuyển đi quận/tỉnh/thành phố mới.

Thời gian thực hiện thủ tục này thường kéo dài 15-20 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký.

Ghi chú:

• Hiện nay (2024), khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty (khác quận/huyện) và doanh nghiệp có doanh thu trên hóa đơn sẽ phải làm thủ tục xác định thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty. 
• Đối với các công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận sẽ không cần thực hiện thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Hồ sơ thay đổi địa chỉ cụ như sau:

• Hoàn thiện hồ sơ tại cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ công ty sang quận/tỉnh/thành phố khác.
• – 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC
• Công văn đề nghị quyết toán thuế chuyển địa chỉ trụ sở chính sang huyện, tỉnh, thành phố khác.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
• Giấy ủy quyền của Luật sư trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp nộp văn bản ủy quyền cho người khác.

Hồ sơ sơ bộ tại cơ quan đăng ký kinh doanh hợp nhất đối với việc thay đổi địa chỉ cùng loại hoặc khác loại:

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ ghi rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; di chuyển đến địa chỉ dự định; Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật
• 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên), của thành viên hợp danh (có công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)
• 01 Hồ sơ làm việc có thay đổi địa chỉ công ty;
• 01 bản gốc Công văn (mẫu 09) của cơ quan thuế đồng ý chuyển quận/huyện (áp dụng trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện khác)
• Giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền cho Luật sư tiến hành hồ sơ thay đổi địa chỉ.

Hồ sơ sơ bộ tại phòng đăng ký kinh doanh hợp nhất để thay đổi địa chỉ công ty tại tỉnh/thành phố:

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ ghi rõ: Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; di chuyển đến địa chỉ dự định; Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật
• 01 dụng cụ điều chỉnh bổ sung (Bản sao)
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp nhất)
• 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần)
• 01 bản sao Biên bản họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty
• Giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền cho Luật sư tiến hành hồ sơ thay đổi địa chỉ trong trường hợp người nộp đơn không phải là người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ chuyển trụ sở doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty sẽ được hoàn thiện trên Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website https://dangkylanhdoanh.gov.vn/ đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương án đầu tư cung cấp đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp kinh doanh.

Người có thẩm quyền nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để cung cấp hồ sơ theo quy trình trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Cơ sở đăng ký sẽ cấp giấy biên nhận qua mạng thông tin điện tử. Kết quả sẽ được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký qua email.

Bước 4: Giấy chứng nhận cấp đăng ký kinh doanh nhận địa chỉ mới

Sau khi tiếp tục nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi thống nhất và cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận.

Trường hợp hồ sơ doanh nghiệp hợp lý, hồ sơ giấy sẽ được xử lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Trường hợp từ chối, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

thủ tục thay đổi địa chỉ công ty" width="726" height="408" />

Thời gian thay đổi địa chỉ công ty

Thời gian thay đổi địa chỉ công ty như sau:

• Thời gian chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh: 1 ngày làm việc;
• Thời gian hoàn thiện hồ sơ với cơ quan thuế cho đến khi nhận được công văn chuyển huyện/tỉnh/thành phố (trong trường hợp thay đổi địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác): 10 -15 ngày làm việc;
• Thời gian thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 3-5 ngày làm việc;
• Thời gian đổi dấu công ty (trường hợp cũ có thông tin huyện/tỉnh/thành phố): 1 ngày làm việc.

Như vậy: Tổng thời gian thay đổi địa chỉ công ty sẽ dao động từ 5-20 ngày làm việc tùy thuộc vào việc doanh nghiệp có phải chuyển đến cơ quan quản lý thuế hay không.

Chi phí thay đổi địa chỉ Luật Tuệ Minh

Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ của Luật Tuệ Minh cụ thể như sau:

• Đề nghị công văn quyết toán thuế quận cũ: 1.500.000 – 2.500.000 vnđ
• Thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 1.100.000 – 1.200.000 đồng
• Thay đổi dấu ghi địa chỉ nhận mới và sắp xếp mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia: 500.000 đồng

Lưu ý: Chi phí trên đã bao gồm phí nhà nước và dịch vụ của Luật Tuệ Minh nhưng chưa bao gồm VAT 08%.

Câu hỏi thường gặp liên quan thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Có cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi trụ sở công ty không?

Không cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi loại địa chỉ trong cùng quận

Nếu thay đổi địa chỉ trong cùng khu vực theo quận thì không cần thay đổi địa chỉ quản lý thuế nên không cần chuyển hồ sơ thuế.

Nếu công ty thay đổi địa chỉ sang tỉnh/thành phố/quận/quận khác sẽ thay đổi cơ quan quản lý thuế nên cần chuyển hồ sơ thuế từ cũ sang mới.

Cần thay đổi con dấu doanh nghiệp khi thay đổi trụ sở công ty?

Không cần thay đổi con dấu, không cần chuyển hồ sơ thuế khi thay đổi địa chỉ công ty trên cùng quận

Việc thay đổi địa chỉ công ty sang quận, tỉnh, thành phố khác đòi hỏi phải thay đổi con dấu công ty.

Có cần thiết phải thay đổi thông tin hồ sơ điện tử không?

Thông tin trên ứng dụng điện tử phải được thay đổi theo trụ sở công ty mới.

Nếu thay đổi địa chỉ công ty trên cùng Quận, bạn chỉ cần liên hệ với cơ quan quản lý thuế để xác nhận việc thay đổi hồ sơ điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp.

Trường hợp chuyển trụ sở chính của công ty về Quận/huyện/Tỉnh/Thành phố khác, doanh nghiệp cần làm thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

Có cần thiết phải thay đổi hóa đơn đỏ (VAT) khi thay đổi trụ sở công ty không?

Không cần thay đổi, in lại hóa đơn đỏ nếu địa chỉ chỉ thay đổi trong quận, huyện.

Từ tháng 1/2020, các doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử tại một số tỉnh/thành phố trong cả nước, tuy nhiên một số doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy.

Ngược lại, nếu địa chỉ công ty thay đổi sang huyện/tỉnh/thành phố khác thì phải yêu cầu in hóa đơn đỏ mới, thông báo phát hành hóa đơn thì mới có thể sử dụng chính thức.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho các cá nhân, doanh nghiệp những thông tin hữu ích và thủ tục giải quyết về chủ đề thay đổi địa chỉ công ty. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc muốn tìm dịch vụ cung cấp đơn vị thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty tín dụng, vui lòng liên hệ Luật Tuệ Minh để được hỗ trợ tư vấn miễn phí