Rủi ro và lưu ý khi thành lập công ty khắc dấu theo Luật

Việc thành lập công ty khắc dấu là một cơ hội kinh doanh tiềm năng trong bối cảnh nhu cầu sử dụng dấu hiệu pháp lý ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, lĩnh vực này cũng không thiếu những rủi ro và thách thức mà doanh nghiệp cần phải đối mặt. Dưới đây Luật Tuệ Minh sẽ tổng hợp một số rủi ro chính và lưu ý cần thiết khi khởi nghiệp trong ngành khắc dấu.

Những quy định về con dấu doanh nghiệp

Dấu dưới hình thức chữ ký số là con dấu doanh nghiệp

Theo hướng dẫn của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là loại chữ ký điện tử được tạo ra thông qua quá trình biến đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã bất đối xứng.

Theo Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, có quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

• Con dấu được thực hiện tại cơ sở khắc dấu
• Hoặc con dấu có thể sử dụng làm chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử

Con dấu điện tử (chữ ký số) được công nhận là con dấu pháp lý: Chữ ký số sử dụng hệ thống mật mã bất đối xứng, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bãi bỏ quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Nghĩa là kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021, doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Không quy định bắt buộc một số nội dung phải có trên con dấu của doanh nghiệp

Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, con dấu phải có các thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp
• Mã số doanh nghiệp

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 không đề cập đến vấn đề này. Doanh nghiệp có thể tự lựa chọn nội dung, không nhất thiết phải có tên và mã số doanh nghiệp.

Thay đổi trong quản lý, lưu giữ con dấu của doanh nghiệp

• Theo Luật Doanh nghiệp 2014: Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
• Theo Luật Doanh nghiệp 2020: Việc quản lý và lưu giữ con dấu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy định của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị khác của doanh nghiệp đã được cấp con dấu.

Sử dụng con dấu trong giao dịch

Tính đến ngày 01/01/2021, mẫu đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành không yêu cầu doanh nghiệp phải đóng dấu.

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào yêu cầu doanh nghiệp phải đóng dấu trên các văn bản do chính doanh nghiệp phát hành hoặc ký. Thông tư 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ chỉ áp dụng đối với các cơ quan nhà nước.

Do đó, không có vấn đề gì về việc có hay không có con dấu trong các giao dịch. Tuy không bắt buộc nhưng việc sử dụng con dấu vẫn là thông lệ phổ biến và thể hiện tính chuyên nghiệp trong các giao dịch. Các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng con dấu để xây dựng uy tín và tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.

Thời hạn sử dụng dấu doanh nghiệp

Con dấu công ty sẽ có hiệu lực ngay sau khi hoàn tất việc khắc dấu/mua chữ ký số mà không cần phải chờ mẫu dấu được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như trước đây.

Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký doanh nghiệp khi muốn thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu. Việc sử dụng con dấu doanh nghiệp không có thời hạn hiệu lực và doanh nghiệp có thể tự quyết định mẫu dấu.

Cần chuẩn bị những giấy phép gì khi thành lập công ty khắc dấu?

Khi thành lập công ty khắc dấu, việc chuẩn bị đầy đủ các giấy phép và chứng nhận là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hợp pháp và hiệu quả. Dưới đây là những giấy phép chính mà doanh nghiệp cần chú ý:

Giấy phép đăng ký kinh doanh

• Đơn đăng ký: Doanh nghiệp cần nộp đơn đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện. Đơn này cần ghi rõ ngành nghề kinh doanh là khắc dấu.
• Tài liệu kèm theo: Bao gồm bản sao chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện, điều lệ công ty, và các tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh.

Giấy chứng nhận an toàn sản phẩm

• Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận: Nếu sản phẩm khắc dấu có yêu cầu cụ thể về an toàn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước kiểm tra và đăng ký với cơ quan chức năng để nhận giấy chứng nhận.
• Kiểm tra cơ sở: Cơ sở sản xuất sẽ được kiểm tra để đảm bảo quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn.

Giấy phép về thuế

• Đăng ký mã số thuế: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương. Đây là yêu cầu bắt buộc để thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Kê khai thuế: Sau khi có mã số thuế, công ty cần thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định của pháp luật.

Giấy phép về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

• Đơn xin cấp giấy phép PCCC: Doanh nghiệp cần nộp đơn xin cấp giấy phép an toàn phòng cháy chữa cháy cho cơ quan phòng cháy chữa cháy địa phương.
• Kiểm tra cơ sở: Cơ sở sản xuất sẽ được kiểm tra để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn về phòng cháy chữa cháy.

Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự

• Đơn xin cấp giấy chứng nhận: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự từ công an địa phương.
• Kiểm tra an ninh: Cơ sở sẽ được kiểm tra để đảm bảo việc quản lý khách hàng và an ninh trong khu vực.

Rủi ro chính khi thành lập công ty khắc dấu 

Khi thành lập công ty khắc dấu, rủi ro pháp lý là một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý. Những rủi ro này không chỉ có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng về tài chính và uy tín. Dưới đây là một số rủi ro pháp lý chính mà công ty khắc dấu có thể gặp phải:

Thiếu giấy phép kinh doanh

• Nguy cơ bị xử phạt: Nếu công ty không có giấy phép kinh doanh hợp lệ, có thể bị xử phạt hành chính hoặc buộc ngừng hoạt động.
• Khó khăn trong việc ký hợp đồng: Thiếu giấy phép có thể làm giảm khả năng ký kết hợp đồng với các đối tác, khách hàng.

Vi phạm quy định về bảo mật thông tin

• Xử lý thông tin khách hàng: Công ty khắc dấu thường xử lý nhiều thông tin nhạy cảm từ khách hàng. Việc không tuân thủ các quy định bảo mật có thể dẫn đến vi phạm pháp luật.
• Hậu quả pháp lý: Nếu thông tin bị rò rỉ hoặc bị lạm dụng, công ty có thể phải đối mặt với các vụ kiện và bồi thường thiệt hại.

Không tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn sản phẩm

• Kiểm tra chất lượng: Nếu sản phẩm khắc dấu không đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, công ty có thể bị yêu cầu ngừng sản xuất và thu hồi sản phẩm.
• Hậu quả về uy tín: Vi phạm này có thể dẫn đến tổn thất lớn về uy tín và lòng tin từ khách hàng.

Vi phạm quy định về thuế

• Đăng ký mã số thuế: Nếu công ty không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế, có thể bị xử phạt hoặc truy thu thuế.
• Khó khăn trong hoạt động: Vi phạm quy định về thuế có thể làm giảm khả năng hoạt động của công ty và gây khó khăn trong việc phát triển.

Không tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

• Giấy phép PCCC: Thiếu giấy phép an toàn PCCC có thể dẫn đến xử phạt và yêu cầu ngừng hoạt động.
• Nguy cơ hỏa hoạn: Không đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn PCCC có thể gây ra hỏa hoạn, dẫn đến thiệt hại về tài sản và tính mạng.

Rủi ro trong hợp đồng

• Hợp đồng không rõ ràng: Thiếu sự rõ ràng trong các hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý.
• Khó khăn trong giải quyết tranh chấp: Nếu không có hợp đồng rõ ràng, việc giải quyết tranh chấp có thể trở nên phức tạp và tốn kém.

Quản lý chất lượng sản phẩm trong công ty khắc dấu?

Quản lý chất lượng sản phẩm là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo sự thành công và uy tín của công ty khắc dấu. Để sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tuân thủ các quy định pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng hiệu quả. Dưới đây là những bước quan trọng trong quá trình này:

Lựa chọn nguyên liệu chất lượng

• Nhà cung cấp uy tín: Chọn các nhà cung cấp có uy tín và chứng nhận chất lượng để đảm bảo nguyên liệu đầu vào đạt tiêu chuẩn.
• Kiểm tra nguyên liệu: Thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất để đảm bảo không có tạp chất và đạt yêu cầu về kỹ thuật.

Thiết lập quy trình sản xuất rõ ràng

• Quy trình sản xuất chi tiết: Xây dựng quy trình sản xuất từ khâu thiết kế đến khâu khắc dấu, đảm bảo mọi bước đều được thực hiện theo tiêu chuẩn.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm rõ và tuân thủ quy trình đã được thiết lập.

Đào tạo nhân viên

• Chương trình đào tạo định kỳ: Tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến thức của nhân viên về quy trình sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng.
• Khuyến khích sự tham gia: Tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến và cải tiến quy trình sản xuất.

Kiểm soát chất lượng trong suốt quá trình

• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra chất lượng thường xuyên trong từng giai đoạn sản xuất để phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề.
• Ghi chép và phân tích dữ liệu: Lưu trữ thông tin về các kiểm tra chất lượng và phân tích để tìm ra các khuynh hướng và cải tiến quy trình.

Phản hồi từ khách hàng

• Khảo sát ý kiến khách hàng: Thực hiện khảo sát để thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng về chất lượng sản phẩm.
• Xử lý phản hồi: Dựa vào phản hồi để cải tiến sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Thực hiện các quy định về an toàn sản phẩm

• Tuân thủ tiêu chuẩn: Đảm bảo sản phẩm khắc dấu đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng theo quy định của pháp luật.
• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện các kiểm tra an toàn để đảm bảo rằng sản phẩm không gây hại cho người sử dụng.

Sử dụng công nghệ trong quản lý chất lượng

• Áp dụng công nghệ quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý chất lượng để theo dõi quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
• Tự động hóa quy trình: Cân nhắc sử dụng công nghệ tự động hóa trong sản xuất để giảm thiểu sai sót và tăng tính nhất quán.

Biện pháp giúp giảm thiểu rủi ro tài chính khi khởi nghiệp?

Khởi nghiệp là một hành trình đầy thách thức, và rủi ro tài chính là một trong những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Để giảm thiểu rủi ro tài chính, các doanh nhân có thể áp dụng một số biện pháp sau:

Lập kế hoạch tài chính chi tiết

• Dự toán ngân sách: Xây dựng ngân sách chi tiết cho từng giai đoạn của doanh nghiệp, bao gồm chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành và dự kiến doanh thu.
• Dự báo dòng tiền: Theo dõi và dự báo dòng tiền vào và ra để đảm bảo rằng công ty luôn có đủ vốn lưu động.

Đánh giá và quản lý chi phí

• Phân tích chi phí: Thực hiện phân tích chi phí để xác định các khoản chi không cần thiết và tìm cách cắt giảm.
• Tối ưu hóa quy trình: Cải tiến quy trình sản xuất và quản lý để giảm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Tìm kiếm nguồn vốn hợp lý

• Đầu tư cá nhân và vay mượn: Sử dụng vốn tự có, vay ngân hàng hoặc tìm kiếm các nhà đầu tư để đảm bảo nguồn vốn đủ cho hoạt động kinh doanh.
• Quỹ hỗ trợ khởi nghiệp: Tìm kiếm các quỹ hỗ trợ khởi nghiệp hoặc chương trình ươm tạo để có thêm nguồn lực.

Thực hiện các biện pháp bảo hiểm

• Bảo hiểm doanh nghiệp: Đầu tư vào bảo hiểm doanh nghiệp để bảo vệ các tài sản và giảm thiểu rủi ro tài chính trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Bảo hiểm trách nhiệm: Mua bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm và bảo hiểm cho nhân viên để bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động

• Giám sát hiệu suất tài chính: Theo dõi các chỉ số tài chính như lợi nhuận, chi phí và doanh thu để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Điều chỉnh kịp thời: Dựa vào các số liệu tài chính để điều chỉnh chiến lược kinh doanh và quản lý chi phí kịp thời.

Tạo quỹ dự phòng

• Dự trữ tài chính: Thiết lập quỹ dự phòng để có sẵn nguồn tài chính khi cần thiết, giúp doanh nghiệp ứng phó với những tình huống bất ngờ.
• Quản lý rủi ro: Phân tích các rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch ứng phó để giảm thiểu tác động đến tài chính.

Xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng

• Đối tác chiến lược: Hợp tác với các đối tác có uy tín để chia sẻ chi phí và rủi ro trong các dự án lớn.
• Khách hàng trung thành: Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng để tạo ra nguồn doanh thu ổn định và giảm thiểu sự biến động trong doanh thu.

Lời kết

Hy vọng rằng những thông tin và lưu ý trong bài viết này của Luật Tuệ Minh sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về những rủi ro và cách quản lý hiệu quả khi khởi nghiệp trong lĩnh vực khắc dấu. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào cần hỗ trợ, có thể liên hệ trực tiếp đến hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com luôn sẵn lòng tư vấn về mặt pháp lý nhanh chóng, chính xác. Trân trọng cảm ơn!