Quy trình, các bước thành lập kho chứa hàng công ty mới nhất

Việc thành lập kho hàng là một bước quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy quy trình và thủ tục đăng ký kho hàng của công ty diễn ra như thế nào? Kho chứa hàng có phải nộp thuế môn bài hay không? Để giải đáp những thắc mắc này, mời các bạn tham khảo những kinh nghiệm mở kho chứa hàng hữu ích mà Luật Tuệ Minh đã tích lũy để hiểu rõ hơn về quy trình này.

Quy định khi thành lập kho chứa hàng công ty 

“Kho hàng có cần đăng ký không?” là câu hỏi thường gặp của nhiều người mới bước chân vào lĩnh vực quản lý kho hàng. Câu trả lời là “Có”. Theo quy định của pháp luật, công ty bắt buộc phải hoàn tất thủ tục đăng ký kho hàng. Vậy tại sao việc này lại cần thiết?

Đối với kho hàng thuộc sở hữu của công ty

Theo quy định pháp luật, kho hàng được phân loại là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh của công ty. Khi kho hàng được xem như một đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục đăng ký. Điều này có nghĩa là kho hàng sẽ trở thành chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh chính thức của công ty, và dĩ nhiên, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ nghĩa vụ thuế theo quy định.

Ngoài ra, những doanh nghiệp sở hữu kho hàng tại các tỉnh hoặc địa phương khác, ngay cả khi kho chỉ phục vụ cho việc lưu trữ hàng hóa mà không tham gia vào các hoạt động kinh doanh khác, cũng cần phải kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế địa phương.

Đối với kho hàng công ty thuê ngoài

Như vậy, chúng ta đã xác định rằng công ty cần phải đăng ký cho kho hàng thuộc sở hữu của mình. Vậy còn kho hàng thuê ngoài thì sao? Liệu doanh nghiệp có cần thực hiện thủ tục đăng ký kho hàng khi không trực tiếp quản lý?

Theo quy định trong Thông tư 200/2024/TT-BTC, nếu kho hàng của công ty cách xa trụ sở chính, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện thủ tục đăng ký. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, khi kho hàng được thuê và không phải là hoạt động kinh doanh chính, doanh nghiệp có thể không cần đăng ký. Nguyên tắc chung là chỉ những đơn vị hoạt động kinh doanh mới phải thực hiện việc này, vì vậy việc thuê kho chỉ để lưu trữ sẽ không được xem là hoạt động kinh doanh và không yêu cầu phải đăng ký.

Các hình thức thành lập kho chứa hàng công ty 

Kho chứa hàng của doanh nghiệp thường được phân loại thành ba dạng chính:

• Kho tự xây dựng: Doanh nghiệp tự đầu tư xây dựng kho trên đất sở hữu hoặc đất thuê. Trong trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký thành lập kho chứa hàng. Để xây dựng kho, doanh nghiệp cần được cơ quan có thẩm quyền cấp phép và thực hiện các thủ tục theo đúng quy định. Thông thường, việc đăng ký sẽ dễ dàng hơn khi kho được xây dựng trên đất sở hữu của doanh nghiệp, so với việc thuê đất.
• Kho thuê và cải tạo: Doanh nghiệp thuê kho từ các đơn vị khác và sau đó đầu tư sửa chữa để biến nó thành nơi chứa hàng của mình. Dù không trực tiếp hoạt động buôn bán, kho này vẫn là một đơn vị phụ thuộc quan trọng, đóng vai trò trong việc lưu trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký theo quy định.
• Dịch vụ thuê kho chứa hàng: Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần đăng ký thành lập kho. Với hình thức thuê dịch vụ, doanh nghiệp chỉ cần thanh toán chi phí thuê kho hàng tháng. Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có lượng hàng hóa theo mùa, lưu trữ ngắn hạn, hàng lẻ hoặc hàng thương mại. Để tìm hiểu kỹ hơn về hình thức này, bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ các nguồn đáng tin cậy.

Những giấy phép cần thiết khi thành lập kho chứa hàng công ty

Khi doanh nghiệp muốn thành lập kho chứa hàng, cần thực hiện các thủ tục đăng ký như sau:

• Thông báo lập địa điểm kinh doanh: Gửi thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh về việc thành lập địa điểm kho chứa hàng.
• Chứng minh thư hoặc hộ chiếu: Cung cấp bản sao công chứng chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.
• Quyết định bổ nhiệm: Nếu người đứng đầu địa điểm không phải là người đại diện theo pháp luật, cổ đông, hay thành viên trong công ty, cần có quyết định bổ nhiệm rõ ràng.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Cung cấp bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền: Cần có giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ, xác nhận quyền hạn của họ trong việc đại diện cho doanh nghiệp.
• Chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ: Cuối cùng, người nộp hồ sơ cũng cần cung cấp bản sao công chứng chứng minh thư hoặc hộ chiếu của mình 

Quy trình, các bước thành lập kho chứa hàng công ty 

Khi doanh nghiệp muốn thành lập kho chứa hàng, cần thực hiện theo hai bước như sau:

Bước 1: Thành lập kho hàng tại sở Kế hoạch và Đầu tư

Để thành công trong việc thành lập kho hàng, bạn có thể tham khảo quy trình cơ bản như sau:

Chuẩn Bị Thông Tin Thành Lập Kho Hàng:

• Xác định tên kho hàng, ví dụ: "Địa Điểm Kinh Doanh Công Ty TNHH Luật Tuệ Minh – Kho Hàng Số 1 Tại TP.HCM".
• Cung cấp địa chỉ cụ thể của kho chứa hàng.
• Đăng ký ngành nghề phù hợp với phạm vi hoạt động của công ty mẹ.
• Thông tin về người đứng đầu kho chứa hàng (CMND/CCCD/Hộ chiếu).

Soạn Hồ Sơ Đăng Ký Thành Lập Kho Chứa Hàng:

Đây là bước quan trọng mà bạn cần lưu ý. Hồ sơ phải đúng mẫu quy định hiện hành để đảm bảo doanh nghiệp được cấp giấy phép kinh doanh. Hồ sơ cần bao gồm:

• Thông báo thành lập kho chứa hàng (Phụ lục II-7).
• Bản sao có công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu kho.
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải đại diện pháp luật).

Nộp Hồ Sơ Đăng Ký:

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện việc nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh theo một trong các phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Nộp qua dịch vụ bưu chính.
• Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn).

Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Doanh nghiệp cũng có thể ủy quyền cho Luật Tuệ Minh để soạn thảo và nộp hồ sơ thay.

Công Bố Nội Dung Đăng Ký Doanh Nghiệp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần công bố đầy đủ nội dung đăng ký trên cổng thông tin điện tử quốc gia. Nếu không thực hiện công bố đúng thời hạn, công ty có thể bị xử phạt hành chính từ 1 đến 2 triệu VNĐ.

Bước 2: Đăng ký thuế cho kho hàng

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập và nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo và kê khai với cơ quan thuế về việc thành lập địa điểm kinh doanh mới.

Trường Hợp Thành Lập Kho Cùng Tỉnh: Doanh nghiệp sẽ kê khai và nộp thuế môn bài, thuế GTGT cho kho hàng tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường Hợp Thành Lập Kho Khác Tỉnh: Kho hàng sẽ kê khai và nộp thuế môn bài tại cơ quan thuế quản lý kho hàng, trong khi doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp thuế GTGT tại cơ quan thuế trực tiếp.

Nếu doanh nghiệp thuê kho chứa hàng và có hợp đồng, hóa đơn đầu vào và chứng từ thanh toán đầy đủ nhưng không thực hiện đầy đủ việc đăng ký kho hàng, không nộp thuế môn bài, thì chi phí thuê kho sẽ không được tính là chi phí hợp lý và có thể bị loại khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lời kết

Hy vọng rằng những thông tin và hướng dẫn trên của Luật Tuệ Minh sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện thành công thủ tục thành lập kho chứa hàng. Nếu cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết hơn. Chúc doanh nghiệp bạn gặt hái nhiều thành công trong hành trình phát triển!