Kinh nghiệm mở kho chứa hàng của công ty có đăng ký kinh doanh

Trước sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu thuê kho bãi cũng ngày càng tăng cao nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động lưu kho, phân phối, kinh doanh của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm mở kho chứa hàng của công ty. Để tìm câu trả lời cho câu hỏi này, mời bạn đọc bài viết sau đây của Luật Tuệ Minh.

Kho chứa hàng có phải địa điểm kinh doanh không?

Hiện nay, theo chức năng kinh doanh, kho là nơi chứa hàng hóa và các loại thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu,… được sử dụng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Trong một số trường hợp, kho hàng có thể tạo ra các hoạt động kinh doanh cho khách hàng và đối tác. Xét về mặt pháp lý, kho hàng vẫn được hiểu là địa điểm phụ thuộc của doanh nghiệp.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/ND-CP, có 3 hình thức nộp đơn phụ thuộc:

• Chi nhánh
• Văn phòng đại diện
• Địa điểm kinh doanh

Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể. Mặc dù thuê kho không phải là hình thức kinh doanh trực tiếp nhưng để thuận tiện hơn cho các hoạt động, đặc biệt là việc kê khai thuế, nhiều công ty sẽ đăng nhập để kinh doanh kho thuê. Thông thường doanh nghiệp có thể đăng ký theo thể thức là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Thuê kho có phải đăng ký địa điểm kinh doanh không?

Doanh nghiệp có phải đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho bãi không? Câu trả lời là nên đăng ký kho hàng làm địa điểm kinh doanh vì những lý do sau:

Thứ tư, xét về chức năng kinh doanh, kho có chức năng lưu trữ hàng hóa và có thể trở thành điểm thương mại hóa khi cần thiết.

• Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh cụ thể.
• Theo Khoản 21 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các khâu từ đầu tư, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, tiện ích nhằm thu lợi nhuận. Cơ sở, địa điểm kinh doanh chính là nơi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh.
• Theo điểm a khoản 2 Điều 31 Nghị định số 01/2021/ND-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được phép thành lập địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính hoặc chi nhánh.

Nếu bạn thuê kho tại một địa điểm nhất định để lưu trữ hàng hóa của công ty thì theo quy định về địa điểm kinh doanh và hoạt động kinh doanh thì kho là địa điểm phụ thuộc.

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp sẽ làm thủ tục thông báo, kê khai địa điểm kinh doanh mới thành lập trực thuộc doanh nghiệp với cơ quan thuế để quản lý.

Thứ hai, nếu doanh nghiệp thuê kho có hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ nhưng không đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh hoặc không hoàn thuế môn bài thì chi phí thuê kho sẽ được loại trừ khi quyết định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Rủi ro khi thuê kho không đăng ký địa điểm kinh doanh

Thuê kho bãi có cần đăng ký địa chỉ kinh doanh không? Không phải lúc nào bạn cũng phải đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho nhưng tốt nhất vẫn nên làm như vậy. Nếu không, một số rủi ro có thể xảy ra như:

• Nếu phát sinh tranh chấp liên quan đến pháp luật thì doanh nghiệp sẽ không được bảo vệ.
• Nếu địa chỉ kinh doanh không được đăng ký, khi quản lý nhà trường kiểm tra, vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 54 Nghị định số 122/2021/ND-CP, mức phạt khi doanh nghiệp không đăng ký địa điểm kho bãi nhưng hoạt động trái phép được quy định như sau:

Phạt tiền từ 20 - 30 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Kinh doanh tại địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (địa điểm kinh doanh của chi nhánh) hoạt động kinh doanh.
• Nếu xảy ra hành vi vi phạm pháp luật về thuế sẽ bị xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính của ngành Thuế;
• Chấm dứt hoạt động tại chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh mà không thông báo cho cơ sở đăng ký kinh doanh;
• Chuyển chi nhánh, trụ sở, văn phòng đại diện đến tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với địa điểm đã đăng ký mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chuyển chi nhánh, văn phòng đại diện.

Để giải quyết hậu quả trong trường hợp trên, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ sở đăng ký kinh doanh những hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này.

Thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh kho chứa hàng

Lưu ý về thuê kho có phải đăng ký địa điểm

Để quá trình đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Kho hàng cần hồ sơ đăng ký quyền sử dụng đất
• Thống nhất để xác định rõ ràng các bên và có giải pháp có giá trị
• Kho chứa hàng hóa chính và không nằm trong danh mục tài sản
• Không liên quan đến bất kỳ tranh chấp nào về việc giải quyết giữa các bên khác liên quan đến người chuẩn bị tài chính

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Pháp luật Việt Nam đã quy định thủ tục đăng ký kinh doanh tại khoản 2 và khoản 3 Điều 31 Nghị định số 01/2021/ND-CP. Đồng thời, thông báo thành lập địa điểm kinh doanh cũng nêu rõ danh mục thông tin doanh nghiệp cần cung cấp theo Phụ lục số II-7 – Thông báo đăng ký thành lập văn phòng đại diện/hồ sơ địa điểm kinh doanh kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHDT.

Hồ sơ đăng ký địa điểm khi doanh theo hình thức chi nhánh

• Biên bản họp/quyết định của chủ sở hữu hoặc đại hội đồng cổ đông
• Thông báo chi nhánh mới
• Bản sao giấy chứng nhận của chủ doanh nghiệp
• Giấy tờ có quyền hoặc hợp đồng sử dụng dịch vụ đăng ký hồ sơ
• Bản sao giấy chứng thực của cá nhân/đơn vị được ủy quyền thực hiện thủ tục

Hồ sơ đăng ký địa điểm khi doanh theo hình thức địa điểm kinh doanh

• Thông báo của doanh nghiệp về việc thành lập địa điểm kinh doanh mới
• Văn bản uỷ quyền hoặc hợp đồng sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ đăng ký
• Bản sao các giấy tờ chứng thực của cá nhân/ đơn vị được uỷ quyền

Các bước đăng ký địa điểm kinh doanh khi thuê kho

Doanh nghiệp thuê kho phải đăng ký địa điểm kinh doanh và thực hiện các thủ tục, quy định của pháp luật. Điều này đã được Nhà nước quy định rõ ràng tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/ND-CP với các bước như sau:

• Bước 1: Gửi thông báo thành lập chi nhánh/địa điểm kinh doanh mới của doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh địa phương.
• Bước 2: Trong thời hạn 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xét duyệt hồ sơ. Nếu hợp lệ, cơ sở dữ liệu quốc gia trên hệ thống sẽ được cập nhật. Và nếu ngược lại, doanh nghiệp sẽ phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh/địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải khai thuế môn bài, thuế TNDN, thuế GTGT cho kho chứa hàng.

Lời kết

Mở kho là vấn đề cực kỳ quan trọng mà bất kỳ nhà đầu tư nào cũng cần quan tâm để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để được tư vấn mở kho, nhà xưởng hữu ích và những điều kiện cần thiết khi xây dựng hệ thống kho bãi, hãy lên và gọi cho Luật Tuệ Minh theo hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com để được hỗ trợ sớm nhất.