Kinh nghiệm mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm chi tiết

Ngày càng nhiều trường học, công ty, trung tâm thương mại… mọc lên kéo theo nhu cầu sử dụng sản phẩm văn phòng tăng cao, mở ra cơ hội phát triển và cạnh tranh của thị trường sản phẩm văn phòng. . Có rất nhiều người ấp ủ ý tưởng mở cửa hàng văn phòng phẩm nhưng không biết bắt đầu từ đâu hay số vốn bao nhiêu là đủ. Làm thế nào để bán sản phẩm văn phòng hiệu quả? Hãy cùng Luật Tuệ Minh tìm hiểu kinh nghiệm mở cửa hàng văn phòng phẩm trong bài viết dưới đây.

Mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm cần mua sắm những gì?

Khi mở cửa hàng văn phòng phẩm, việc đầu tư trang thiết bị trưng bày, phương tiện hỗ trợ bán hàng là vô cùng quan trọng để tạo nên không gian cửa hàng ấn tượng và thu hút khách hàng.

Kinh nghiệm mở cửa hàng văn phòng trưng bày sản phẩm mà bạn cần chú ý đó là đầu tư kệ để sản phẩm nổi bật và tạo ấn tượng mạnh với khách hàng. Việc lựa chọn những chiếc kệ phù hợp giúp tối ưu hóa không gian cửa hàng và tăng hiệu quả trưng bày sản phẩm.

Các mẫu kệ sắt hiện nay được ưa chuộng nhờ thiết kế hiện đại, khả năng trưng bày hàng hóa tối ưu và độ bền cao. Các mẫu kệ như kệ sắt trưng bày hàng hóa tôn, kệ trưng bày sản phẩm văn phòng với sản phẩm tôn nguyên khối, kệ trưng bày sản phẩm tôn, kệ sắt chữ V trưng bày đa năng đang được khách hàng ưa chuộng.

Để có một thiết kế không gian cửa hàng đẹp, chủ cửa hàng cần tìm đến những nhà sản xuất kệ chuyên nghiệp. Các đơn vị này thường cung cấp dịch vụ thiết kế miễn phí và hỗ trợ khách hàng tạo hình không gian chứa hàng hóa trước khi lắp đặt kệ.

Thủ tục mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm

Một trong những kinh nghiệm kinh doanh văn phòng nhanh chóng đó là cập nhật thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật mới nhất. Theo đó, thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm năm 2024 bao gồm:

• Bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh, bao gồm đơn đăng ký, danh sách tư vấn, thông tin cá nhân của chủ sở hữu đăng ký kinh doanh cùng với bản sao CCCD.
• Các bạn hãy tham gia đặt hàng và đặt ra thời hạn hoàn thành các thủ tục theo quy định cụ thể. Hồ sơ sẽ được gửi về cơ sở đăng ký kinh doanh tại Phòng Kinh tế huyện. Cơ quan này sẽ xem xét, xác định hồ sơ sơ bộ theo quy định của pháp luật.
• Cuối cùng, sau khi hoàn tất quá trình xét duyệt, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ công bố kết quả thông tin giấy phép kinh doanh.

Sau khi được cấp phép, cửa hàng văn phòng phẩm mới có thể chính thức đi vào hoạt động kinh doanh hợp pháp và tuân thủ pháp luật. Bạn có thể tham khảo Dịch vụ đăng ký kinh doanh cá nhân của Luật Tuệ Minh để đảm bảo các thủ tục được thực hiện nhanh chóng và đáp ứng mọi yêu cầu hành động.

Các bước mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm

Chỉ cần nhớ kinh nghiệm mở cửa hàng bán sản phẩm văn phòng theo 7 bước sau đây, quá trình đăng ký, kinh doanh của bạn sẽ trở nên suôn sẻ và tránh lãng phí tiền bạc không đáng có. Luật Tuệ Minh đã tổng hợp các bước sau:

Nghiên cứu thị trường và hành vi khách hàng

Nghiên cứu thị trường và hành động của mọi người Nghiên cứu người tiêu dùng sẽ giúp bạn hình thành ý tưởng kinh doanh một cách khéo léo hơn, xác định khách hàng mục tiêu và quyết định danh mục sản phẩm sẽ cung cấp. Bên cạnh đó, bạn cần hiểu rõ sản phẩm văn phòng mà khách hàng đang tìm kiếm, cửa hàng vật liệu của bạn có cung cấp đúng sản phẩm mà thị trường cần hay không.

Ngoài ra, bạn cũng nên nghiên cứu và học hỏi từ đối thủ cạnh tranh bằng cách xác định những ưu điểm của đối thủ và từ đó cải tiến chúng thành lợi thế của cửa hàng bạn. Điều này giúp tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững và giúp cửa hàng có trạng thái tốt nhất để cạnh tranh trên thị trường.

Chuẩn bị vốn kinh doanh

Bạn sẽ phải trả lời câu hỏi “mở cửa hàng văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn?” nếu bạn muốn mở cửa hàng. Nếu cửa hàng có diện tích từ 25m2 đến 50m2 thì mức vốn chuẩn bị sẽ dao động từ 85.000.000đ đến 130.000.000đ. Trong khi đó, nếu quy mô cửa hàng lớn hơn, khoảng 100m2, tiêu chuẩn trang bị tài chính sẽ tăng lên, đạt khoảng 200.000.000 đồng.

Bên cạnh việc chuẩn bị vốn cho thiết kế, cửa hàng cũng cần đầu tư trang thiết bị, vật tư cần thiết. Nguồn hàng là yếu tố quan trọng, cần có sự đầu tư ổn định, thường nằm trong khoảng từ 45.000.000đ đến 70.000.000đ tùy loại hàng và số lượng.

Ngoài ra, chi phí nhân sự có thể dao động từ 4.000.000 VNĐ đến 6.000.000 VNĐ mỗi tháng. Các chi phí phát sinh bao gồm điện, nước, hệ thống chiếu sáng và các chi phí khác ước tính khoảng 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Tìm kiếm mặt bằng

Chọn địa điểm kinh doanh lưu trữ sản phẩm văn phòng cần xem gần trường học, công ty, văn phòng và có giao thông thuận tiện. Trong tình trạng nguồn vốn có hạn, hãy chọn mặt bằng ở khu vực có giá cả hợp lý và cân nhắc đến sức mua của khách hàng.

Gần các điểm sử dụng hàng ngày như công ty, doanh nghiệp, trường học giúp tối ưu hóa cơ hội kinh doanh. Ngoài ra, bạn cần xem xét tính năng cạnh tranh trong khu vực và các tiện ích xung quanh để đảm bảo tính hấp dẫn của vị trí đã chọn.

Tìm nguồn hàng uy tín

Để đảm bảo sản phẩm đa dạng, nguồn hàng uy tín cho cửa hàng văn phòng, bạn có thể tận dụng các nguồn sau:

• Đăng ký làm đại lý cho các thương hiệu nổi tiếng: Tham gia làm đại lý cho các thương hiệu nổi tiếng như Thiên Long, Deli, Tương Lai, Casio, Horse, UNI,.. để đảm bảo nguồn hàng đa dạng và chất lượng.
• Các công ty cung cấp sản phẩm bán lẻ như Vinacom, An Sinh, Việt Hoàng, VPP Hà Nội,... để có được nguồn hàng chất lượng cao. Tuy nhiên, mức chiết khấu có thể không cao bằng các nguồn khác.
• Các khu phố chuyên bán văn phòng phẩm: Khám phá các khu phố như Hàng Bàn, Chả Cá, Hàng Bồ (Hà Nội), Phùng Hưng (Hồ Chí Minh) để tìm mặt hàng giá rẻ và đa dạng, tuy nhiên bạn cần đưa ra lựa chọn theo thời gian.
• Chợ đầu mối: Đi chợ đầu mối để tranh thủ giá rẻ nhưng chú ý kiểm soát chất lượng và kiểm tra hàng hóa kỹ càng để đảm bảo uy tín.

Bố trí sản phẩm gọn gàng, bắt mắt

Lựa chọn mặt bằng sau đó xác định phong cách thiết kế, trang trí quan trọng để tạo nên không gian thoải mái, bắt mắt cho cửa hàng sản phẩm văn phòng.

Sản phẩm in nổi nên đặt ở khu vực lối vào để tạo ấn tượng mạnh ngay từ cái nhìn đầu tiên. Việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học không chỉ giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy món đồ cần mua mà còn giúp chủ cửa hàng quản lý số lượng hàng hóa một cách hiệu quả. Nếu vẫn còn bối rối về cách phân loại hàng hóa, bạn có thể học hỏi từ các cửa hàng bán sản phẩm văn phòng khác.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh chung, việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên kinh doanh văn phòng sản phẩm là một bước quan trọng. Quá trình tuyển dụng và đào tạo cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo nhân viên không chỉ có kỹ năng bán hàng mà còn hòa nhập được với văn hóa cửa hàng.

Về chi phí nhân viên, mức lương hiện nay đối với nhân viên bán hàng toàn thời gian thường dao động trong khoảng 5.000.000 VNĐ - 8.000.000 VNĐ/tháng. Để làm việc với mô-đun cửa hàng và số lượng nhân viên cần thiết, bạn cũng có thể xem xét tùy chọn nhân viên bán thời gian.

Xây dựng kế hoạch marketing

Để tối ưu hóa sản phẩm văn phòng kinh doanh của bạn, việc xây dựng một kế hoạch học tập tiếp thị là điều quan trọng. Chiến lược này không chỉ đề cập đến cách thu hút khách hàng mà còn tập trung vào việc xây dựng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

Chủ doanh nghiệp có thể tạo sự thuận tiện bằng cách tổ chức các chương trình khuyến mãi hấp dẫn, kèm theo việc phát hành voucher giảm giá các dịp lễ, mở tài khoản hay các sự kiện kỷ niệm. Đồng thời, việc thu thập phản hồi từ khách hàng cũng là yếu tố quan trọng, giúp cửa hàng hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và có cơ hội cải thiện dịch vụ khách hàng.

Kinh nghiệm mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm

Mở cửa hàng văn phòng phẩm là một thách thức lớn, đồng thời là cơ hội để xây dựng một doanh nghiệp kinh doanh ổn định. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng khi mở cửa hàng văn phòng phẩm mà bạn có thể tham khảo:

Lên kế hoạch chi tiết

Việc lập kế hoạch bao gồm các bước như nghiên cứu thị trường, xác định khách hàng mục tiêu (Có thể là sinh viên, hoặc công ty văn phòng, hoặc cả hai). Từ đó bạn sẽ có thể xác định một chiến lược cụ thể cho việc viết lách trong văn phòng của mình.

Việc lập kế hoạch kinh doanh theo từng giai đoạn giúp bạn có cái nhìn tổng thể và chi tiết về doanh nghiệp của mình. Qua từng giai đoạn, bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình để phản ánh những thay đổi trong môi trường kinh doanh và phản hồi của khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được ưu tiên về cơ hội và giảm thiểu rủi ro.

Lựa chọn mặt bằng phù hợp

Việc lựa chọn địa điểm cửa hàng là yếu tố quyết định sự thành công. Chọn vị trí thuận tiện, gần văn phòng, trường học hay khu đô thị để thu hút khách hàng mục tiêu. Đồng thời, bạn cũng nên trưng bày cửa hàng của mình sao cho bắt mắt để thu hút sự chú ý của khách hàng.

Nhập nguồn hàng uy tín, đa dạng

Khi mở cửa hàng văn phòng phẩm, việc lựa chọn nguồn hàng là điều quan trọng để đảm bảo cửa hàng luôn cung cấp đủ sản phẩm và đa dạng. Bạn có thể tham khảo những kinh nghiệm sau:

• Tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy, uy tín và chất lượng. Hãy sử dụng nhóm khách hàng của bạn như sinh viên hay công ty văn phòng để có chiến lược đặt hàng phù hợp.
• Đa dạng hóa danh mục sản phẩm là điều quan trọng. Bạn cần có nhiều loại sản phẩm như bút, giấy, đồ dùng văn phòng công nghệ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
• Bạn cần xây dựng mối quan hệ thương mại tốt với nhà cung cấp, thường xuyên đàm phán giá cả và điều kiện giao hàng. Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi hàng tồn kho và giảm thiểu rủi ro mất mát.
• Bạn phải theo dõi hướng thị trường và thay đổi danh mục sản phẩm của mình theo nhu cầu mới. Bằng cách này, bạn có thể chắc chắn rằng cửa hàng văn phòng của bạn luôn phục vụ khách hàng một cách hiệu quả và đa dạng.

Xây dựng kế hoạch marketing hiệu quả

Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp trên các nền tảng trực tuyến như Facebook, Tiktok,… là vô cùng quan trọng trong hệ thống truyền thông marketing. Bạn có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi, phiếu quà tặng,… để thu hút khách hàng tiềm năng.

Các câu hỏi thường gặp khi mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm

Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn?

Nếu bạn chọn mở cửa hàng nhỏ có diện tích từ 25m2 đến 50m2 thì cần chuẩn bị tài khoản vốn khoảng 85-130 triệu đồng. Với trường hợp cửa hàng văn phòng phẩm có diện tích khoảng 100m2, vốn đầu tư ban đầu sẽ khoảng 200 triệu đồng, bao gồm các yếu tố như mặt bằng, vốn, kệ hàng, trang thiết bị và các hạng mục khác. Các chi phí khác.

Các hình thức mở cửa hàng văn phòng phẩm

Khi bạn muốn bán sản phẩm văn phòng, có hai cách chính: mở cửa hàng truyền thống hoặc cửa hàng trực tuyến.

• Cửa hàng truyền thống: Bạn sẽ có một không gian cửa hàng nơi khách hàng có thể đến trực tiếp để kiểm tra sản phẩm. Điều này giúp nảy sinh ý tưởng và khách hàng có thể mua sắm thoải mái. Tuy nhiên, bạn sẽ phải trả nhiều chi phí như thuê mặt bằng, trang trí cửa hàng và các chi phí hàng tháng như lương nhân viên, hóa đơn điện nước.
• Cửa hàng trực tuyến: Bạn có thể thiết kế một cửa hàng trực tuyến, giảm chi phí thiết kế và nhân sự. Cung cấp một nền tảng trực tuyến cung cấp cho bạn danh sách khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, khách hàng không thể nhìn thấy trực tiếp sản phẩm, điều này có thể dẫn đến tình trạng khát nước, kiệt sức sau khi mua.

Mở cửa hàng trên các sàn thương mại điện tử có đăng ký kinh doanh không?

Mở cửa hàng văn phòng phẩm không cần đăng ký kinh doanh, theo quy định tại Điều 79 Nghị định 01/2021/ND-CP. Các cửa hàng có địa chỉ cố định không phải đăng ký. Tuy nhiên, nếu bạn muốn kinh doanh trực tuyến trên các sàn thương mại điện tử như Tiki, Lazada, Shopper thì bắt buộc phải có giấy phép kinh doanh theo yêu cầu của nền tảng này.

Lời kết

Đây là những sản phẩm kinh nghiệm kinh doanh văn phòng và danh sách được rút ra từ những bài viết được chia sẻ bởi các “lão làng” trong lĩnh vực kinh doanh này. Hy vọng bài viết này của Luật Tuệ Minh đã cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp bạn có thêm kinh nghiệm mở cửa hàng văn phòng phẩm.