Kinh nghiệm mở công ty kinh doanh truyền thông tổ chức sự kiện

Hiện nay, lĩnh vực tổ chức sự kiện đã có sự phát triển không ngừng và ngày càng khẳng định được vị trí quan trọng trong các dịch vụ chuyên ngành. Đây là sự lựa chọn hàng đầu của những bạn trẻ tràn đầy năng lượng, tài năng sáng tạo và đam mê thể hiện bản thân. Tuy nhiên, để thành lập công ty tổ chức sự kiện thành công cần phải có định nghĩa và chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây của Luật Tuệ Minh sẽ cung cấp cho quý khách hàng những thông tin về quy trình thành lập công ty tổ chức sự kiện.

Công ty truyền thông tổ chức sự kiện là gì?

Công ty truyền thông tổ chức sự kiện là doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức và quản lý sự kiện cho các tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp khác. Sự kiện này có thể bao gồm hội nghị, hội thảo, triển lãm, lễ hội, đám cưới, buổi hòa nhạc, lễ kỷ niệm và nhiều loại sự kiện khác. Các dịch vụ chính mà nhà cung cấp sự kiện cung cấp bao gồm:

Lên kế hoạch sự kiện:

• Xác định trọng tâm và phạm vi của sự kiện.
• Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, địa điểm, chương trình, ngân sách và các nguồn lực cần thiết.
• Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện.

Quản lý sự kiện:

• Tổ chức và điều phối mọi hoạt động liên quan đến sự kiện.
• Liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ khác như địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị, ẩm thực, trang trí, an ninh.
• Quản lý các sự kiện của nhân viên và tình nguyện viên.

Tiếp thị và quảng bá sự kiện:

• Tạo và phát triển các chiến lược tiếp theo để quảng bá sự kiện.
• Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, trang web, tiếp thị qua email và các kênh tiếp thị khác để thu hút sự quan tâm và tham dự của khách hàng.

Hậu cần sự kiện:

• Đảm bảo tất cả các yếu tố cần thiết của sự kiện diễn thuyết đều được tâm sự, bao gồm sắp xếp phương tiện đi lại, chỗ ở và các yêu cầu khác cho người tham dự.
• Quản lý đăng ký khách hàng và lưu trữ dữ liệu

Một số vấn đề cần chuẩn bị khi mở công ty kinh doanh truyền thông tổ chức sự kiện

Khi thành lập một sự kiện của công ty, có rất nhiều vấn đề đòi hỏi phải chuẩn bị kỹ năng để đảm bảo việc kinh doanh diễn đàn được chia sẻ và thành công. Dưới đây là một số vấn đề cần chuẩn bị:

Nghiên cứu thị trường

• Phân tích nhu cầu và xu hướng: Xác định nhu cầu tổ chức sự kiện tại khu vực bạn muốn kinh doanh và nghiên cứu các xu hướng sự kiện mới nhất.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh: Nghiên cứu các công ty tổ chức sự kiện khác trong khu vực để hiểu dịch vụ, điểm mạnh và điểm yếu của họ.

Lập kế hoạch kinh doanh

• Mục tiêu và chiến lược: Xác định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty, cùng với các chiến lược để đạt được các mục tiêu đó.
• Ngân sách: Lập kế hoạch ngân sách chi tiết để thành lập và điều hành công ty, bao gồm chi phí nhân sự, tiếp thị, trang thiết bị, không gian văn phòng và các chi phí khác.

Đăng ký kinh doanh và pháp lý

• Chọn loại hình doanh nghiệp: Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp (công ty TNHH, công ty cổ phần,…).
• Đăng ký giấy phép kinh doanh: Chuẩn bị hồ sơ sơ bộ và đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Giấy phép con (nếu cần): Nếu hoạt động trong lĩnh vực đặc thù cần phải xin giấy phép con từ cơ quan quản lý chuyên ngành.

Chuẩn bị cơ sở vật chất

• Văn phòng làm việc: Tìm và thiết kế văn phòng phù hợp với mô hình công ty và các tiện nghi cần thiết.
• Thiết bị, dụng cụ: Mua sắm các trang thiết bị cần thiết như máy tính, điện thoại, máy in và các dụng cụ chuyên dụng phục vụ cho sự kiện.

Xây dựng đội ngũ nhân sự

• Tuyển dụng: Tuyển dụng những người có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với các vị trí trong công ty như quản lý sự kiện, marketing, bán hàng, thiết kế, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, v.v.
• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng và kiến ​​thức cho nhân viên, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý sự kiện và dịch vụ khách hàng.

Phát triển dịch vụ và sản phẩm

• Thiết kế dịch vụ trọn gói: Xác định và thiết kế các sự kiện tổ chức dịch vụ của gói, từ gói cơ bản đến gói cao cấp hơn, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
• Xây dựng danh mục sản phẩm: Lập danh sách các sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ như trang trí, âm thanh, ánh sáng, thực phẩm, đồ uống.

Marketing và tiếp thị

• Xây dựng thương hiệu: Thiết kế logo, slogan, và bộ nhận diện thương hiệu cho công ty.
• Kế hoạch marketing: Lên kế hoạch chi tiết về chiến lược marketing, bao gồm marketing online (website, mạng xã hội, email marketing) và marketing offline (quảng cáo, sự kiện trưng bày, brochure).

Quản lý tài chính

• Hệ thống kế toán: Thiết lập hệ thống kế toán và quản lý tài chính chặt chẽ.
• Quản lý dòng tiền: Lên kế hoạch và theo dõi dòng tiền để đảm bảo tài chính ổn định cho hoạt động kinh doanh.

Điều kiện mở công ty kinh doanh truyền thông tổ chức sự kiện

Để mở một sự kiện tại Việt Nam, bạn cần phải có một số điều kiện và quy định pháp lý. Dưới đây là những điều kiện chính bạn cần phải đáp ứng:

Điều kiện về pháp lý

• Đăng ký kinh doanh: Bạn cần đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Loại hình doanh nghiệp có thể là công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Sau khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nếu hồ sơ hợp lệ.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

• Ngành nghề kinh doanh: Ngành tổ chức sự kiện không nằm trong danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện theo Luật Đầu tư 2020. Tuy nhiên, nếu công ty bạn kinh doanh trong các lĩnh vực cụ thể như tổ chức hội nghị, phát triển phòng trưng bày thương mại, có thể phải xin giấy phép từ các cơ quan quản lý chuyên ngành lớn

Điều kiện về nhân sự

• Đội ngũ nhân sự: Công ty cần có đội ngũ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện hiện trường. Nhân sự cần có kiến ​​thức về quản lý sự kiện, marketing, quản lý tài chính và kỹ năng giao tiếp tốt.
• Đào tạo: Cần tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến ​​thức cho nhân viên, đặc biệt là về quản lý sự kiện và dịch vụ khách hàng.

Điều kiện về cơ sở vật chất

• Trụ sở công ty: Dụng cụ thi công cần có địa chỉ rõ ràng, hợp lý và đáp ứng được yêu cầu về không gian làm việc.
• Trang thiết bị, dụng cụ: Cần đầu tư các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện như âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, trang trí và các công cụ hỗ trợ khác.

Điều kiện về tài chính

• Điều kiện về vốn: Bạn cần xác định điều kiện về vốn phù hợp với quy định và phạm vi hoạt động của công ty.
• Quản lý tài chính: Thiết lập hệ thống quản lý tài chính chặt chẽ nhằm đảm bảo sử dụng vốn hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu trọng yếu về báo cáo tài chính.

Điều kiện về tiếp thị và khách hàng

• Xây dựng thương hiệu: Thiết kế logo, slogan, bộ nhận diện thương hiệu cho công ty.
• Chiến lược tiếp thị: Lập kế hoạch chi tiết chiến lược tiếp theo của bạn để thu hút khách hàng, bao gồm tiếp thị trực tuyến và ngoại tuyến.

Điều kiện về bảo hiểm và rủi ro

• Bảo hiểm: Mua bảo hiểm cho công ty và các sự kiện của bạn để bảo vệ tài chính và pháp lý.
• Quản lý rủi ro: Lập kế hoạch và giảm thiểu rủi ro trong các sự kiện của tổ chức.

Kinh nghiệm mở công ty kinh doanh truyền thông tổ chức sự kiện

Khi khai mạc một sự kiện, việc chuẩn bị hồ sơ và nắm rõ các bước cần thiết là rất quan trọng. Dưới đây là những kinh nghiệm và công cụ hướng dẫn có thể chuẩn bị tài liệu cho các sự kiện mở rộng.

Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng

• Tìm hiểu về nhu cầu thị trường, xu hướng sự kiện hiện tại và sự cạnh tranh.
• Xác định khách hàng mục tiêu (doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân).

Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết

• Xác định rõ ràng mục tiêu, tầm nhìn và giá trị của công ty.
• Lập kế hoạch tài chính, ước tính chi phí ban đầu và dòng tiền dự kiến.
• Xây dựng chiến lược tiếp thị và bán hàng để tiếp cận khách hàng.

Đầu tư vào đội ngũ nhân sự chất lượng

• Tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp.
• Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên.

Thiết lập mối quan hệ đối tác

• Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ, nhà hàng, khách sạn và địa điểm tổ chức sự kiện.
• Hợp tác với các đối tác để có được giá tốt và dịch vụ chất lượng.

Đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị

• Đảm bảo làm việc trong phòng có đầy đủ tiện nghi, trang thiết bị hiện đại.
• Mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng, trang trí,..

Quản lý tài chính chặt chẽ

• Thiết lập hệ thống quản lý tài chính kế toán minh bạch.
• Theo dõi dòng tiền và kiểm soát kết quả chi phí.
• Hồ sơ tổ chức sự kiện khai trương

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

• Hồ sơ đăng ký kinh doanh: Theo mẫu tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Điều lệ công ty: Bao gồm các thông tin về tên công ty, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông.
• Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập: Bao gồm thông tin cá nhân của thành viên/cổ đông sáng lập.
• Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân: CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật, thành viên, cổ đông sáng lập.
• Giấy ủy quyền: Nếu người dùng không trực tiếp nộp hồ sơ.
• Hồ sơ sơ bộ và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:
• Hồ sơ sơ bộ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
• Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được chứng chỉ đăng nhập doanh nghiệp sau 3-5 ngày làm việc.

Khắc dấu và thông báo mẫu dấu

Khắc dấu tròn của công ty và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mở tài khoản ngân hàng

Mở tài khoản ngân hàng cho công ty và thông báo số tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Đăng ký nộp thuế

Đăng ký mã số thuế và nộp hồ sơ thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý.

Thủ tục mở công ty kinh doanh truyền thông tổ chức sự kiện

Sau khi chuẩn bị các điều kiện trên, bạn cần thực hiện các bước sau để thành lập công ty truyền thông sự kiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh, bao gồm:

• Đơn đăng ký kinh doanh (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHDT).
• Bản sao có công chứng chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc văn bản pháp luật của người sáng lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương của tổ chức sáng lập (nếu có).
• Bản sao có công chứng quyết định bổ sung hoặc quyết định thuê thêm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (nếu có).
• Bản sao có công chứng giấy phép hoặc văn bản xác nhận công việc đó đáp ứng điều kiện kinh doanh ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu có).
• Bản sao hợp đồng hoặc hợp đồng góp vốn bằng bất động sản làm trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tài liệu khác chứng minh quyền sử dụng địa điểm làm trụ sở chính của doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Cơ sở đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính. Bạn có thể nộp đơn trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc qua Internet.

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra và xác nhận hồ sơ hợp lệ. Thời gian giải quyết thủ tục đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lời kết

Thành lập một doanh nghiệp tổ chức sự kiện về cơ bản không khó. Tuy nhiên, đối với những người lần đầu thành lập công ty hoặc chưa hiểu rõ về thủ tục hành chính sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý hồ sơ, thủ tục. Vì vậy, nếu bạn muốn mở công ty và cần tư vấn, hãy liên hệ ngay với Luật Tuệ Minh qua hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com để được tư vấn nhanh nhất.