Điều kiện, thủ tục thành lập kho chứa hàng công ty theo Luật

Việc đăng ký kho hàng cho công ty là một bước quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thực hiện đăng ký kho hàng đòi hỏi sự cẩn trọng và chú ý đến các quy định cũng như thủ tục liên quan. Trong bài viết này, Luật Tuệ Minh sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về quy trình và thủ tục đăng ký kho hàng của công ty.

Quy định về kho chứa hàng công ty 

Theo khoản 3 Điều 44 của Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh được định nghĩa là nơi mà doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể.

Bên cạnh đó, theo khoản 21 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, kinh doanh được hiểu là quá trình thực hiện liên tục một hoặc một số công đoạn, từ đầu tư và sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường, nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận. Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh đều là những nơi mà doanh nghiệp triển khai các hoạt động của mình.

Theo điểm a, khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác với trụ sở chính hoặc chi nhánh.

Điều này có nghĩa là không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải thiết lập địa điểm kinh doanh ngoài trụ sở chính. Doanh nghiệp cũng không cần thực hiện thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh tại trụ sở chính, mà có thể sử dụng trụ sở chính để triển khai các hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc bán hàng. Vì vậy, thuế sẽ không phát sinh từ việc lập địa điểm kinh doanh tại trụ sở chính, mà sẽ áp dụng các loại thuế theo trách nhiệm của doanh nghiệp.

Thủ tục thành lập kho chứa hàng theo dạng chi nhánh công ty

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn minh bạch hóa chứng từ xuất nhập kho và có nhu cầu thành lập kho chứa hàng dưới dạng chi nhánh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh thay vì chỉ đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.

Việc đăng ký chi nhánh có thể thực hiện dưới hình thức hoạch toán phụ thuộc, giúp doanh nghiệp tránh được nghĩa vụ kê khai thuế giá trị gia tăng và thu nhập doanh nghiệp. Khi đó, chi nhánh sẽ chỉ phải đóng thuế môn bài hàng năm, tương tự như các địa điểm kinh doanh thông thường. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các chứng từ mà còn tạo sự thuận lợi trong việc tuân thủ các quy định về thuế.

Điều kiện thành lập kho chứa hàng công ty

Kho chứa hàng thường được phân loại là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp và cần phải được đăng ký theo quy định. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có kho hàng ở tỉnh hoặc địa phương khác mà không phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, mà chỉ để chứa hàng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế tại địa phương đó. Kho hàng được xem là một trong những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có thể thành lập dưới hình thức chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Các yêu cầu đối với kho chứa hàng:

• Quyền sử dụng hợp pháp: Địa điểm kho phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp thông qua hợp đồng thuê kho, hợp đồng thuê văn phòng hoặc hợp đồng mượn.
• Người đứng đầu địa điểm kinh doanh: Người đứng đầu địa điểm kinh doanh không được thuộc diện cấm tham gia lao động hoặc quản lý trong doanh nghiệp tư nhân.
• Ngành nghề kinh doanh: Các ngành nghề kinh doanh liên quan đến hàng hóa tại kho hàng phải được áp mã theo hệ thống mã ngành kinh tế mới, theo quy định tại quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Hồ sơ, trình tự, thủ tục thành lập kho chứa hàng công ty

Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh được đặt. Hồ sơ đăng ký bao gồm những tài liệu sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh: Tài liệu này cần được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Bản sao nghị quyết và quyết định: Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh, cần có bản sao nghị quyết và biên bản họp của Hội đồng thành viên. Đối với công ty cổ phần, phải có bản sao quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, cần cung cấp bản sao nghị quyết và quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh: Tài liệu này cần chứng minh danh tính và tư cách pháp lý của người đứng đầu chi nhánh.

Thông báo lập địa điểm kinh doanh

• Địa chỉ lập địa điểm kinh doanh: Doanh nghiệp có quyền thành lập địa điểm kinh doanh tại một địa chỉ khác với trụ sở chính hoặc chi nhánh của mình.
• Thời hạn thông báo: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi địa điểm kinh doanh được đặt.
• Chữ ký thông báo: Thông báo lập địa điểm kinh doanh cần được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp. Nếu địa điểm kinh doanh thuộc chi nhánh, thông báo sẽ được ký bởi người đứng đầu chi nhánh.

Thủ tục thành lập kho hàng ở ngoại tỉnh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm Thông báo địa điểm kinh doanh với các nội dung sau:

• Mã số doanh nghiệp: Đảm bảo mã số doanh nghiệp chính xác.
• Thông tin về trụ sở chính hoặc chi nhánh: Bao gồm tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc tên và địa chỉ chi nhánh (nếu địa điểm kinh doanh nằm trong tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi chi nhánh đặt trụ sở).
• Tên và địa chỉ địa điểm kinh doanh: Cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm này.
• Lĩnh vực hoạt động: Nêu rõ lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh.
• Thông tin người đứng đầu địa điểm kinh doanh: Bao gồm họ, tên, nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.
• Chữ ký của người đại diện: Đối với trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp, cần có họ, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Nếu địa điểm thuộc chi nhánh, cần chữ ký của người đứng đầu chi nhánh.
• Chứng chỉ hành nghề (nếu có): Đối với địa điểm kinh doanh các sản phẩm trong lĩnh vực y dược, cần thêm bản sao (công chứng hoặc chứng thực) chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.

Một số lưu ý khi thành lập kho chứa hàng công ty

• Tên địa điểm kinh doanh: Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tiếng Việt sang một trong những ngôn ngữ thuộc hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt có thể được hình thành từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.
• Quyền sử dụng hợp pháp: Địa điểm đặt kho phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp thông qua hợp đồng thuê kho, hợp đồng thuê văn phòng hoặc hợp đồng mượn.
• Mở địa điểm kinh doanh ở nơi khác: Doanh nghiệp có quyền mở địa điểm kinh doanh (kho hàng) tại tỉnh hoặc thành phố khác với nơi đặt trụ sở chính hoặc trụ sở chi nhánh của công ty.
• Ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh kho hàng phải nằm trong danh mục ngành nghề mà đơn vị chủ quản của kho hàng đã đăng ký và phải được áp mã theo hệ thống mã ngành kinh tế mới được ban hành theo quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Thời gian hoàn thành thủ tục thành lập kho chứa hàng công ty

Quy trình cấp giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh và văn phòng đại diện

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Đồng thời, thông tin về địa điểm kinh doanh sẽ được cập nhật trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, phòng đăng ký kinh doanh cũng sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh. Ngược lại, nếu hồ sơ chưa hợp lệ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về những nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung cho doanh nghiệp.

Đối với chi nhánh và văn phòng đại diện ở nước ngoài

Việc thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài phải tuân theo quy định của pháp luật tại quốc gia đó. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản đến phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các giấy tờ tương đương. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật thông tin về chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.

Thông báo và kê khai với cơ quan thuế

Công ty cũng cần thực hiện thủ tục thông báo và kê khai với cơ quan thuế về việc thành lập địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trực thuộc doanh nghiệp để cơ quan thuế có thể quản lý hiệu quả. Trong trường hợp kho hàng nằm cùng tỉnh hoặc thành phố với trụ sở chính của doanh nghiệp, công ty phải chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế môn bài cũng như thuế giá trị gia tăng (GTGT) cho kho hàng tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Ảnh hưởng đến chi phí thuê kho

Nếu doanh nghiệp thuê kho chứa hàng và có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn đầu vào cùng chứng từ thanh toán, nhưng không thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký thành lập địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh, và không nộp thuế môn bài, thì chi phí thuê kho sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Lời kết

Luật Tuệ Minh hy vọng rằng thông tin đã cung cấp sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và rõ ràng hơn về quy trình thành lập kho chứa hàng. Nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ hoặc tư vấn chi tiết hơn, đừng ngần ngại liên hệ với hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong hành trình phát triển kinh doanh!