Dịch vụ, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Long An

Thay đổi trụ sở công ty tại Long An là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp dời địa điểm kinh doanh sang địa chỉ mới trong địa bàn tỉnh Long An hoặc chuyển sang tỉnh khác. Dù công ty mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm, việc cập nhật địa chỉ trụ sở chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp 2020. Bài viết dưới đây, với sự tư vấn từ các luật sư giàu kinh nghiệm của Luật Tuệ Minh, sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thay đổi trụ sở công ty tại Long An theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Cơ sở pháp lý và tầm quan trọng của việc đăng ký thay đổi trụ sở

Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp là nền tảng pháp lý cho thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Theo khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính (một nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), doanh nghiệp phải thông báo đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Việc không thông báo kịp thời có thể dẫn đến chế tài xử phạt hành chính (chi tiết tại phần hậu quả pháp lý bên dưới).

Cơ quan đăng ký kinh doanh (Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Long An) sau khi nhận hồ sơ hợp lệ sẽ xử lý và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong vòng 03 ngày làm việc, cập nhật địa chỉ trụ sở mới của công ty. Thủ tục này nhằm đảm bảo thông tin doanh nghiệp luôn chính xác, giúp cơ quan nhà nước quản lý hiệu quả và đối tác, khách hàng liên hệ đúng địa chỉ.

Tầm quan trọng: Địa chỉ trụ sở công ty là thông tin liên lạc chính thức và xác định địa bàn quản lý thuế, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Việc cập nhật kịp thời địa chỉ mới không chỉ tránh bị phạt, mà còn đảm bảo doanh nghiệp nhận được thông báo, công văn từ cơ quan nhà nước và duy trì uy tín với khách hàng, đối tác. Các chuyên gia pháp lý khuyên doanh nghiệp nên chọn địa chỉ trụ sở ổn định, lâu dài, kiểm tra kỹ tính pháp lý (không thuộc khu vực cấm làm trụ sở như nhà chung cư thuần để ở, khu vực cấm kinh doanh...) trước khi đăng ký, nhằm hạn chế việc phải thay đổi nhiều lần. Nếu buộc phải thay đổi, hãy tiến hành đúng quy trình và trong thời hạn luật định để tránh rủi ro pháp lý.

Các trường hợp thay đổi trụ sở công ty tại Long An và thủ tục tương ứng

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, thủ tục hành chính sẽ khác nhau tùy thuộc vào địa chỉ mới nằm trong cùng huyện, khác huyện hay khác tỉnh so với địa chỉ cũ. Dưới đây là phân loại các trường hợp và phân tích chi tiết thủ tục cho từng trường hợp:

• Thay đổi trụ sở trong cùng huyện (trong tỉnh Long An): Địa chỉ mới vẫn nằm trong cùng một huyện/thành phố thuộc tỉnh Long An như địa chỉ cũ. Ví dụ: Công ty chuyển địa chỉ từ Phường 1 sang Phường 3, cùng thuộc TP. Tân An.
• Thay đổi trụ sở sang huyện khác (vẫn trong tỉnh Long An): Địa chỉ mới thuộc một huyện/thành phố khác trong phạm vi tỉnh Long An. Ví dụ: Công ty chuyển từ TP. Tân An về huyện Bến Lức.
• Thay đổi trụ sở sang tỉnh khác (khác tỉnh): Địa chỉ mới thuộc tỉnh/thành phố khác ngoài Long An. Ví dụ: Công ty chuyển trụ sở từ Long An lên TP. Hồ Chí Minh (hoặc ngược lại, từ tỉnh khác về Long An).

Mỗi trường hợp trên có những điểm khác biệt về thủ tục thuế và đăng ký kinh doanh, cụ thể được so sánh trong bảng sau:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

* Lưu ý: Nếu con dấu doanh nghiệp có khắc địa chỉ, khi thay đổi địa chỉ khác quận/huyện hoặc khác tỉnh, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu mới theo địa chỉ mới. Trường hợp đổi địa chỉ trong cùng huyện, do không thay đổi quận/huyện trên con dấu nên không bắt buộc đổi dấu. Tuy nhiên, từ Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung con dấu do doanh nghiệp tự quyết; nếu con dấu cũ có địa chỉ và doanh nghiệp muốn cập nhật, có thể khắc con dấu mới và không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký (quy định hiện hành đã bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu).

Phân tích chi tiết: Ở Long An, nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ trong cùng một huyện (ví dụ cùng thuộc TP. Tân An hoặc cùng thuộc huyện Bến Lức...), việc thay đổi không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD Sở KH&ĐT tỉnh Long An để cập nhật địa chỉ mới ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).Hồ sơ sau khi được duyệt, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy đăng ký kinh doanh mới và thông tin sẽ được tự động cập nhật cho cơ quan thuế hiện tại.

Ngược lại, nếu thay đổi trụ sở sang huyện khác trong tỉnh Long An (ví dụ từ huyện Cần Giuộc sang huyện Đức Hòa), doanh nghiệp phải thực hiện thêm bước chốt thuế do thay đổi cơ quan thuế quản lý. Cụ thể, cần làm việc với Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở cũ để hoàn tất nghĩa vụ thuế và xin “Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm” (mẫu 09-MST) trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Sau khi có xác nhận thuế, doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD Long An. Trình tự này cũng tương tự khi chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác: cần chốt thuế ở cơ quan thuế nơi trụ sở cũ (Long An) rồi nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tại Phòng ĐKKD tỉnh nơi đặt trụ sở mới. Trường hợp khác tỉnh, mã số thuế và mã số doanh nghiệp của công ty vẫn giữ nguyên (doanh nghiệp không phải thành lập mới, chỉ thay đổi thông tin đăng ký sang địa phương mới), nhưng toàn bộ hồ sơ thuế sẽ được chuyển sang cơ quan thuế tỉnh mới quản lý sau khi hoàn tất thủ tục.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi địa chỉ công ty tại Long An

Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hợp danh, doanh nghiệp tư nhân) và trường hợp cụ thể, hồ sơ thay đổi trụ sở sẽ bao gồm những giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở (theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT). Thông báo do người đại diện theo pháp luật ký, nêu rõ: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở hiện tại, địa chỉ trụ sở dự kiến chuyển đến, họ tên và chữ ký người đại diện theo pháp luật.
  
  
• Quyết định bằng văn bản về việc thay đổi trụ sở công ty:
• Đối với công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ.
• Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Quyết định của Hội đồng thành viên.
• Đối với công ty cổ phần: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
• Đối với công ty hợp danh: Quyết định của các thành viên hợp danh.
• Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ (áp dụng cho công ty TNHH 2 thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) kèm theo Quyết định nêu trên. Biên bản họp phải ghi rõ nội dung thay đổi địa chỉ và sửa đổi Điều lệ công ty (nếu có) ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Giấy ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền (có công chứng/chứng thực) cho người nộp hồ sơ nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp. Kèm theo đó là bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực) ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

• Giấy đề nghị công văn chốt thuế (Mẫu 08-MST/08/ĐK-TCT) gửi cơ quan thuế (nếu thay đổi khác huyện/tỉnh). Thực chất đây là tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế gửi cho Chi cục Thuế quản lý cũ để họ ra thông báo chuyển địa điểm (mẫu 09-MST). Doanh nghiệp chuẩn bị:
• Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (theo mẫu quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC).
• Bản sao không cần chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

• Bản sao quyết định và biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ (như đã nêu trên) – lưu ý một số Chi cục Thuế có thể yêu cầu ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

• Giấy giới thiệu (nếu cử nhân viên đi nộp hồ sơ thuế).
• Tài liệu chứng minh trụ sở mới (nếu có yêu cầu): Thông thường khi nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, Phòng ĐKKD không yêu cầu nộp hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ nhà đất. Tuy nhiên, cơ quan thuế quản lý mới có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hợp đồng thuê nhà, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới để phục vụ quản lý thuế (đặc biệt khi chuyển khác quận/huyện, khác tỉnh). Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn hợp đồng thuê trụ sở, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương của địa điểm mới (photo có công chứng) phòng khi cần xuất trình.

Lưu ý: Các văn bản quyết định, biên bản họp nên ghi rõ việc sửa đổi Điều lệ công ty liên quan đến địa chỉ trụ sở. Sau khi hoàn tất thay đổi, doanh nghiệp nên cập nhật Điều lệ với địa chỉ mới để lưu nội bộ. Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn VAT hoặc thông tin chữ ký số, ngân hàng, bảo hiểm... cần cập nhật địa chỉ mới trên các hệ thống liên quan sau khi có Giấy phép kinh doanh mới.

Trình tự thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại Long An

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành thủ tục theo các bước sau:

Bước 1: Hoàn tất thủ tục thuế (đối với trường hợp đổi trụ sở khác huyện hoặc khác tỉnh).
Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ tới Chi cục Thuế nơi quản lý trụ sở hiện tại để thực hiện chốt thuế chuyển địa điểm. Hồ sơ gồm tờ khai điều chỉnh thông tin thuế và các giấy tờ liên quan đã liệt kê ở trên. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tình hình kê khai, nộp thuế, sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp đến thời điểm chuyển. Doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến quý hiện tại (nếu đang sử dụng hóa đơn giấy) và xử lý hết các khoản nợ thuế, vi phạm (nếu có) ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Trong thời hạn khoảng 10 ngày làm việc, nếu mọi thứ đều hợp lệ, Chi cục Thuế sẽ cấp Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu 09-MST) ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Đây là văn bản cần thiết để nộp kèm hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ sang địa điểm khác huyện/tỉnh.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng ĐKKD.
Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ thay đổi trụ sở (gồm Thông báo thay đổi, quyết định, biên bản họp, giấy ủy quyền, và kèm mẫu 09-MST do thuế cấp nếu có) đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh Long An hoặc phòng ĐKKD tỉnh mới (nếu chuyển trụ sở sang tỉnh khác). Có hai phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp nộp tại Bộ phận một cửa Phòng ĐKKD Long An. Địa chỉ Phòng ĐKKD Long An: 61 Trương Định, Phường 1, TP. Tân An, Long An. Khi đi, mang theo bản chính giấy ĐKKD cũ (để đối chiếu hoặc nộp đổi nếu cơ quan yêu cầu) và giấy ủy quyền (nếu ủy quyền). Cán bộ sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp giấy biên nhận.
  
• Nộp online: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Người nộp hồ sơ cần có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số để ký điện tử. Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi email biên nhận hồ sơ trực tuyến.
  

Bước 3: Nhận kết quả và thực hiện thay đổi con dấu (nếu cần).
Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ, Phòng ĐKKD sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ trụ sở đã thay đổi. Doanh nghiệp có thể đến nhận trực tiếp hoặc nhận qua đường bưu điện (nếu đăng ký). Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, sửa đổi, Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo bằng văn bản. Nếu hồ sơ bị từ chối, sẽ có văn bản nêu rõ lý do.

Sau khi có Giấy đăng ký kinh doanh mới, doanh nghiệp tiến hành khắc lại con dấu nếu địa chỉ trên con dấu cũ không còn phù hợp (như đã lưu ý ở bảng trên). Từ 2021, doanh nghiệp tự quyết định mẫu dấu và không phải thông báo mẫu dấu với Phòng ĐKKD như trước đây, nhưng cần làm thủ tục công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia nếu muốn thông tin rộng rãi. Luật Tuệ Minh khuyến nghị doanh nghiệp nên khắc dấu mới tại các cơ sở khắc dấu uy tín và thông báo cho các đối tác về mẫu dấu mới (nếu có) để tránh nhầm lẫn.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế tại địa chỉ mới.
Bước này áp dụng cho trường hợp chuyển địa chỉ khác huyện hoặc khác tỉnh. Sau khi có Giấy phép mới, doanh nghiệp liên hệ Chi cục Thuế nơi có trụ sở mới để nộp hồ sơ chuyển địa điểm. Hồ sơ thường gồm: Thông báo chuyển địa điểm (mẫu 09-MST) do cơ quan thuế cũ cấp, quyết định chốt thuế (nếu cơ quan thuế cũ cung cấp riêng) và bản sao Giấy đăng ký kinh doanh mới ([Quy định thủ tục thay đổi trụ sở Công ty tại LONG AN.

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Cơ quan thuế mới sẽ cập nhật thông tin và hướng dẫn doanh nghiệp thay đổi thông tin thuế, hóa đơn. Doanh nghiệp cần đăng ký thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử hoặc thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (thông qua nhà cung cấp hóa đơn điện tử) để hóa đơn thể hiện đúng địa chỉ mới. Nếu còn hóa đơn giấy tồn (trường hợp đặc thù), cần làm thủ tục điều chỉnh hoặc phát hành hóa đơn mới với địa chỉ mới theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Bước 5: Thông báo tới các cơ quan, đối tác liên quan (sau khi hoàn tất).
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục với nhà nước, doanh nghiệp nên thông báo việc thay đổi địa chỉ tới:

• Ngân hàng nơi mở tài khoản doanh nghiệp: cập nhật thông tin địa chỉ trên hồ sơ tài khoản.
• Cơ quan bảo hiểm xã hội (nếu doanh nghiệp thay đổi địa bàn tỉnh, cần làm thủ tục chuyển BHXH cho người lao động sang cơ quan BHXH tỉnh mới).
• Đối tác, khách hàng: gửi thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ, cập nhật thông tin trên website, chữ ký email, danh thiếp... Việc thông báo kịp thời sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và tránh gián đoạn liên lạc.

Luật Tuệ Minh với kinh nghiệm thực tiễn khuyên doanh nghiệp nên lưu trữ cẩn thận các giấy tờ: giấy phép đăng ký kinh doanh cũ, mới; thông báo thuế mẫu 09-MST; biên bản chốt thuế... để tiện đối chiếu về sau. Quá trình thay đổi trụ sở có thể phát sinh một số vướng mắc (như chậm có kết quả chốt thuế, hồ sơ online bị trả về do lỗi kỹ thuật...), doanh nghiệp có thể tham vấn chuyên gia pháp lý hoặc sử dụng dịch vụ để đảm bảo thủ tục suôn sẻ.

Thời gian giải quyết, lệ phí và nơi nộp hồ sơ

• Thời gian xử lý: Như đã đề cập, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy phép mới trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ. Thời gian chốt thuế tại cơ quan thuế cũ khoảng 10 ngày làm việc (có thể sớm hơn nếu doanh nghiệp không phát sinh nghĩa vụ thuế phức tạp). Tổng thời gian thay đổi trụ sở khác huyện/tỉnh thường từ 7 – 15 ngày làm việc, tùy vào tiến độ chốt thuế. Đối với trường hợp cùng huyện, tổng thời gian chỉ khoảng 3 – 5 ngày làm việc là có kết quả giấy phép mới.
• Địa điểm nộp hồ sơ: Tại Long An, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh Long An (địa chỉ: 61 Trương Định, P.1, TP. Tân An, Long An) hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu chuyển trụ sở sang tỉnh khác, hồ sơ sẽ nộp đến Phòng ĐKKD thuộc Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở mới. Ví dụ, công ty ở Long An chuyển trụ sở lên TP. Hồ Chí Minh thì nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD TP. HCM.
• Lệ phí nhà nước: Theo biểu phí hiện hành, lệ phí đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi địa chỉ, tên, vốn v.v...) là 50.000 đồng/lần (nộp tại Phòng ĐKKD khi nộp hồ sơ trực tiếp). Trường hợp nộp hồ sơ qua mạng, nhiều địa phương miễn lệ phí 50.000đ để khuyến khích doanh nghiệp nộp online (Long An cũng áp dụng chính sách khuyến khích này – doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin mới nhất trên Cổng đăng ký kinh doanh). Ngoài ra, nếu doanh nghiệp khắc lại dấu, chi phí khắc dấu mới khoảng 200.000 – 500.000 đồng tùy đơn vị khắc. Chi phí này doanh nghiệp tự thanh toán cho cơ sở khắc dấu, không phải lệ phí nhà nước.
• Chi phí khác: Về nguyên tắc, việc thay đổi đăng ký kinh doanh không phát sinh thêm chi phí nhà nước nào đáng kể ngoài lệ phí 50.000đ. Doanh nghiệp không phải nộp phí công bố thông tin như trước đây (vì từ 2021, thông tin đăng ký doanh nghiệp thay đổi được cập nhật miễn phí trên cổng quốc gia). Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ trung gian (dịch vụ luật hoặc dịch vụ bưu chính để nhận kết quả), doanh nghiệp sẽ trả phí theo thỏa thuận với đơn vị cung cấp dịch vụ.

Hậu quả pháp lý nếu không thực hiện đúng quy trình, thời hạn

Việc không thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở đúng quy định có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính: Theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, chậm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (như địa chỉ trụ sở) sẽ bị phạt. Cụ thể:
• Chậm từ 1 đến 10 ngày: Cảnh cáo
• Chậm 11 – 30 ngày: Phạt tiền 3 – 5 triệu đồng
• Chậm 31 – 90 ngày: Phạt tiền 5 – 10 triệu đồng.
• Chậm trên 90 ngày: Phạt tiền 10 – 20 triệu đồng.
• Nếu không thông báo thay đổi trụ sở (không thực hiện thủ tục): Phạt tiền 20 – 30 triệu đồng
• Các mức phạt trên là mức phạt tiền chính, áp dụng cho công ty, chưa kể biện pháp khắc phục buộc phải nộp hồ sơ thay đổi. Như vậy, nếu doanh nghiệp cố tình chây ì không đăng ký thay đổi địa chỉ, hậu quả có thể rất nặng nề về tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp vi phạm có thể bị ghi nhận lịch sử không tuân thủ, gây bất lợi khi làm việc với cơ quan nhà nước sau này.
• Gặp rủi ro pháp lý trong hoạt động: Địa chỉ trụ sở không chính xác gây khó khăn trong việc nhận thông báo thuế, công văn pháp lý (ví dụ: thư mời quyết toán thuế gửi về địa chỉ cũ mà doanh nghiệp không nhận được có thể dẫn đến bỏ lỡ thời hạn, bị phạt do không tham gia làm việc). Ngoài ra, các hợp đồng, giao dịch ký kết tại địa chỉ cũ sau khi đã chuyển trụ sở có thể bị đối tác nghi ngờ về tính pháp lý nếu họ phát hiện công ty chưa cập nhật giấy phép. Điều này ảnh hưởng xấu đến uy tín và niềm tin với khách hàng, đối tác.
• Vướng mắc về hóa đơn, thuế: Nếu doanh nghiệp đã chuyển địa điểm nhưng không thông báo cơ quan thuế, việc lập hóa đơn với địa chỉ cũ có thể bị xem là không hợp lệ. Cơ quan thuế khi phát hiện sai địa chỉ đăng ký có thể xử phạt vi phạm về sử dụng hóa đơn không đúng quy định. Đồng thời, doanh nghiệp có thể phải giải trình phức tạp khi quyết toán thuế do dữ liệu đăng ký và thực tế không khớp.

Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Long An của Luật Tuệ Minh so với tự thực hiện

Nhiều doanh nghiệp băn khoăn nên tự thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ hay thuê dịch vụ luật sư thực hiện. Dưới đây chúng tôi cung cấp bảng so sánh chi phí dự kiến giữa tự làm và sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Long An của Luật Tuệ Minh để bạn tham khảo:

** Lưu ý: Bảng phí dịch vụ trên đã bao gồm toàn bộ lệ phí nhà nước. Mức phí Luật Tuệ Minh đưa ra có thể điều chỉnh tùy từng trường hợp cụ thể (ví dụ doanh nghiệp có nhiều thay đổi khác đồng thời, hoặc đã tự làm một phần hồ sơ...). Quý khách hàng được báo giá chi tiết trước khi quyết định sử dụng dịch vụ.

Nhận xét: Nếu tự thực hiện, chi phí tiền bạc rất thấp (gần như không đáng kể ngoài lệ phí nộp hồ sơ và chi phí khắc dấu nếu có). Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ tốn thời gian và công sức để tìm hiểu quy định, soạn thảo hồ sơ và đi lại. Đối với những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, ít kinh nghiệm, việc tự làm có thể gặp sai sót, dẫn đến kéo dài thời gian hoặc bị phạt do chậm trễ.

Trong khi đó, sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty Long An của Luật Tuệ Minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo hồ sơ đúng ngay từ đầu, hạn chế rủi ro. Đội ngũ luật sư của Luật Tuệ Minh sẽ thay mặt doanh nghiệp hoàn tất mọi thủ tục, từ soạn hồ sơ, nộp tại Sở KH&ĐT, làm việc với cơ quan thuế đến khắc dấu mới. Chi phí dịch vụ thực tế chỉ vài triệu đồng – một con số hợp lý để đổi lấy sự nhanh chóng và an tâm. Đặc biệt, với doanh nghiệp đang tập trung cho kinh doanh, việc ủy quyền cho luật sư giúp tránh gián đoạn hoạt động và đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Một vài lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty tại Long An

Thay đổi trụ sở công ty là bước ngoặt quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp (có thể do mở rộng quy mô, chuyển địa bàn thuận lợi hơn...). Để việc chuyển trụ sở diễn ra thuận lợi, các chuyên gia pháp lý của Luật Tuệ Minh khuyên doanh nghiệp tại Long An như sau:

• Lập kế hoạch sớm: Ngay khi dự định chuyển địa điểm, hãy lên kế hoạch cho thủ tục pháp lý. Kiểm tra hợp đồng thuê trụ sở mới, xin giấy tờ cần thiết từ chủ nhà (bản sao công chứng sổ đỏ, giấy tờ nhà) để sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu.
• Tuân thủ thời hạn 10 ngày: Như đã nhấn mạnh, hãy nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trong vòng 10 ngày kể từ ngày chính thức dời sang trụ sở mới. Việc này không chỉ tránh bị phạt mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng: Đảm bảo thông tin địa chỉ mới ghi trên hồ sơ đầy đủ, chính xác (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh). Nếu địa chỉ mới phức tạp (thôn/xóm, ấp), hãy điền đúng theo đơn vị hành chính và có thể đính kèm bản đồ vị trí (nếu cần cho cơ quan thuế). Hồ sơ soạn đúng mẫu và đủ chữ ký, dấu của các bên liên quan.
• Lưu ý nghĩa vụ thuế: Nếu chuyển khác huyện/tỉnh, chủ động liên hệ cơ quan thuế cũ để chốt thuế sớm. Không nên chờ sát ngày chuyển mới làm, vì nếu việc chốt thuế kéo dài hơn dự kiến sẽ ảnh hưởng tiến độ đổi giấy phép. Đồng thời, sau khi đổi địa chỉ, kiểm tra với cơ quan thuế mới xem có cần cập nhật lại thông tin gì (ví dụ: thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, cập nhật địa chỉ trên hồ sơ thuế điện tử, v.v.).
  Cập nhật thông tin trên mọi giấy tờ: Sau khi hoàn tất, ngoài giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp nhớ cập nhật địa chỉ mới trên biển hiệu công ty tại trụ sở, trên website, hợp đồng, hóa đơn, tài liệu giao dịch... Điều này giúp khách hàng, đối tác nhận biết ngay sự thay đổi, tránh thất lạc liên lạc. Đồng thời, về mặt pháp lý, sử dụng thông tin mới trên giấy tờ sẽ đồng bộ với đăng ký kinh doanh, giảm rủi ro tranh chấp.

Lời kết

Luật Tuệ Minh cam kết dịch vụ nhanh gọn – hiệu quả – chi phí hợp lý, đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp bạn tại Long An. Hãy liên hệ hotline: 0788.555.247 (Có Zalo) hoặc Email: luattueminh.vn@gmail.com chuyển trụ sở thành công và tiếp tục gặt hái nhiều thành công tại địa điểm mới!