Hồ sơ, Thủ tục thành lập văn phòng đại diện đầy đủ【Luật mới】

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện là thủ tục hành chính mà doanh nghiệp không thể bỏ qua khi muốn mở rộng thị trường kinh doanh. Để giúp quá trình diễn ra suôn sẻ và không gặp bất kỳ sai sót nào, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây của Luật Tuệ Minh. Những thông tin được giới thiệu tới bạn trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh nhất.

Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Thành lập văn phòng đại diện là quá trình thành lập một đơn vị công ty tại một địa điểm không phải là trụ sở chính của công ty, để thực hiện các hoạt động giao dịch nhưng không được phát sinh hoạt động kinh doanh thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý liên quan như cơ sở vật chất, nhân sự để văn phòng đi vào hoạt động

Chức năng chính của văn phòng đại diện là thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ: 

• Hoàn thành vai trò liên lạc văn bản trong phòng.
• Đảm bảo hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, đối tác mới.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Nó không có quyền theo hợp đồng để được xác định riêng bằng tên riêng của nó. Mọi nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện thuộc về doanh nghiệp chủ quản và công việc kế toán của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện công ty tại một quốc gia nhất định, doanh nghiệp cần phải tuân thủ một số điều kiện quan trọng theo luật pháp địa phương. Những điều kiện này thường bao gồm các yêu cầu về tài chính, địa chỉ đăng ký, người đại diện theo pháp luật và các thủ tục hành chính cần thiết. Việc hiểu rõ những điều kiện này là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện sau khi công ty đã được thành lập. Vì vậy, không thể thành lập công ty và văn phòng đại diện cùng một lúc.
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Đây là một yêu cầu bắt buộc.
• Văn phòng đại diện chỉ có thẩm quyền thực hiện các giao dịch và người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ có quyền phê duyệt, ký kết hợp đồng cũng như niêm phong các giao dịch liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện không được ký bất kỳ hợp đồng nào liên quan đến hoạt động kinh doanh, khác hoàn toàn với địa điểm kinh doanh nơi phát sinh hoạt động kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện của công ty không được phép đặt trong khu tập thể, khu chung cư như trụ sở chính của công ty.
• Mặc dù văn phòng đại diện không có nghĩa vụ thuế riêng nhưng khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang quận khác thì cần phải làm thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế trước đó. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ càng trong việc lựa chọn địa chỉ ban đầu để tránh rắc rối khi muốn thay đổi địa chỉ sau này. Khác với địa điểm kinh doanh, việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp không cần làm thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế và phải tuân thủ các quy định về thủ tục thành lập công ty theo quy định của pháp luật.

Chức năng của văn phòng đại diện 

Trước khi mở văn phòng đại diện, bạn cần hiểu rõ chức năng của văn phòng đại diện là gì? Cũng như các thông tin liên quan đến cơ cấu hoạt động của văn phòng đại diện. Từ đó, bạn có thể tận dụng tối đa những lợi ích mà văn phòng đại diện mang lại cho doanh nghiệp của mình:

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nên nơi này không thể thực hiện các hoạt động như kinh doanh, tạo doanh thu.
• Chức năng chính của văn phòng đại diện là làm đầu mối liên lạc, thực hiện các hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, đối tác.
• Văn phòng đại diện là nơi doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thị trường và quảng bá thương hiệu của mình đến nơi đặt văn phòng.
• Công việc chính của văn phòng đại diện là quảng bá và thay mặt công ty mẹ giao dịch.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trong & ngoài nước

Doanh nghiệp khi làm thủ tục thành lập Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam cần có các giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện
• Biên bản họp thành lập văn phòng đại diện. Điều này chỉ dành cho công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện
• Trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc không phải là cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty thì phải có quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
• 01 bản sao công chứng CMND/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Thư giới thiệu hoặc thư ủy quyền của người nộp đơn
• 01 bản sao có công chứng CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu của người đề nghị

Nếu doanh nghiệp của bạn thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Thủ tục thành lập được thực hiện theo quy định của nước sở tại.
• Doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện ở nước ngoài được miễn thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài.
• Nếu công ty muốn chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng đại diện thì cần làm thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối.
• Sau khi có được giấy phép ở nước ngoài, văn phòng cần nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện dưới đây sẽ áp dụng đối với văn phòng có vốn tại Việt Nam và văn phòng đặt tại Việt Nam nhưng có vốn nước ngoài đặt tại Việt Nam.

Bước 1 - Chuẩn bị hồ sơ

Bạn cần có những tài liệu và thông tin sau để chuẩn bị cho các bước tiếp theo:

• 01 CMND/thẻ căn cước công dân có công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Thông tin tên, trụ sở văn phòng và số điện thoại của văn phòng đại diện
• 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty đó

Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ với thông tin đầy đủ

Bạn cần tổng hợp đầy đủ những thông tin dưới đây để nhanh chóng thực hiện các thủ tục pháp lý thành lập văn phòng đại diện:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, tên văn phòng đại diện dự định thành lập
• Địa chỉ dự kiến đặt văn phòng đại diện
• Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện

Bước 3 - Nộp hồ sơ đến Phòng Thông báo Đăng ký & Thành lập Doanh nghiệp

Sau khi chuẩn bị các yêu cầu cần thiết về hồ sơ thành lập doanh nghiệp, bạn cần nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Phải nộp phí đăng tải thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Văn phòng đại diện trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Đối với doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5 – Khắc dấu tròn văn phòng đại diện

Bạn cần khắc dấu tròn cho văn phòng đại diện để có thể dễ dàng ký các loại văn bản, giấy tờ phục vụ cho hoạt động của văn phòng đại diện.

Ưu điểm và nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện 

Ưu điểm

Văn phòng đại diện không phát sinh bất kỳ thủ tục nào liên quan đến báo cáo thuế hay nộp thuế môn bài, có thể nói đây là ưu điểm cực kỳ vượt trội của loại hình văn phòng này. Ngoài ra, văn phòng đại diện còn có những ưu điểm sau:

• Doanh nghiệp có thể thành lập Văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh hoặc khác tỉnh
• Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Nhược điểm 

Nhược điểm dễ thấy của loại hình văn phòng đại diện là không thể tiến hành các hoạt động kinh doanh như một doanh nghiệp. Phải xác nhận lại nghĩa vụ thuế tại Cục Thuế nơi có địa chỉ cũ khi chuyển về trụ sở mới.

Giải pháp ngoài việc thành lập văn phòng đại diện 

Thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp của riêng bạn không chỉ dừng lại ở những chức năng, lợi ích nêu trên mà loại hình này còn mang đến những giải pháp vượt trội như:

• Thành lập địa điểm kinh doanh là phương án dành cho doanh nghiệp có nhu cầu tiến hành hoạt động kinh doanh tại tỉnh khác.
• Điểm khác biệt giữa địa điểm kinh doanh và văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được phép kinh doanh và chỉ phải nộp thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm.
• Địa điểm kinh doanh không cần phải mở hồ sơ thuế như chi nhánh mà vẫn có thể tiến hành hoạt động kinh doanh.

Lưu ý cần biết khi thành lập văn phòng đại diện 

Để có thể thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp của mình, bạn cần hiểu rõ những lưu ý dưới đây để thủ tục thành lập văn phòng đại diện được diễn ra nhanh chóng.

Thời gian phê duyệt hồ sơ thành lập văn phòng

Doanh nghiệp cần gửi thông báo thành lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng.

Quy định về lệ phí giấy phép

Theo quy định hiện hành của pháp luật nước ta, văn phòng đại diện không được phép kinh doanh nên không phải nộp thuế môn bài.

Quy định về nộp thuế thu nhập cá nhân

Theo Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện phải nộp thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động làm việc tại văn phòng.

Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động

Văn phòng đại diện có thể đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng hoặc chuyển cho công ty mẹ để đóng bảo hiểm cho nhân viên.

Câu hỏi liên quan hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Một doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Khoản 1 Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Vì vậy, không có giới hạn về số lượng văn phòng đại diện được thành lập trong cùng một doanh nghiệp.

Lệ phí làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Lệ phí nhà nước khi làm thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định chi tiết tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC:

• 50.000 đồng/lần đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Miễn phí đối với hồ sơ đăng ký điện tử.
• Phí xuất bản 100.000 đồng.

Văn phòng đại diện có thể phát sinh hoạt động kinh doanh không?

Văn phòng đại diện chỉ là nơi tiến hành nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường, đối tác mới. Vì vậy, hoạt động kinh doanh không thể phát sinh ở đây.

Các thủ tục cần bổ sung sau khi lập văn phòng đại diện?

Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện, bạn cần thực hiện các thủ tục sau:

• Treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện
• Biển hiệu bao gồm các thông tin sau: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
• Cần thực hiện thủ tục thay đổi trong trường hợp có những thay đổi liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung ghi trên Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.
• Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên không có tư cách pháp nhân.

Cách đặt tên văn phòng đại diện sao cho đúng luật?

Theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được đặt theo bảng chữ cái tiếng Việt. Tên chi nhánh, văn phòng phải có cụm từ “Chi nhánh” hoặc các cụm từ liên quan đến loại hình kinh doanh. Tên văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn liền với trụ sở chính. việc kinh doanh.

Lời kết

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty phù hợp với những doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh. Văn phòng đại diện sẽ đảm nhận nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và phát huy lợi ích của doanh nghiệp. Bài viết này hy vọng sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp về vấn đề trên. Luật Tuệ Minh tự hào là đơn vị chuyên nghiệp về dịch vụ thành lập công ty, với cam kết về giá trị hợp lý và thời gian xử lý nhanh nhất.